Secrétaire de direction - Qualité et Relations Usagers F/H

Une Directrice qualité partenariat patient en binôme avec une directrice médicale chargée de la qualité gestion des risques droits du patients définissent les orientations et assurent la cohérence de la démarche à l’échelle du Groupement hospitalier. Elles animent le réseau des directions qualité des 8 hôpitaux du groupement hospitalier.

Composition de l'équipe AP-HP. Nord - Université Paris Cité

L’équipe est composée d’une Directrice qualité partenariat patient en binôme avec une directrice médicale chargée de la qualité gestion des risques droits du patient et :

• d’une Assistante Qualité sur le site de Bichat (poste relatif à cette fiche)
• d’une Assistante Qualité sur le site de Lariboisière
• de 13 Responsables Qualité - Gestion des risques et crise répartis sur les 8 sites,
• d’un Ingénieur qualité pour la cancérologie
• d’une responsable qualité du Laboratoire Bichat Beaujon Louis-Mourier
• de 6 Chargés des Relations avec les Usagers, Associations et Cultes et d’une assistante CRUA
• de 3 gestionnaires identito-vigilance (2 site Bichat, 1 site Louis-Mourier)
• d’un chargé de mission risque Cyber (Bichat)

Missions générales :

• Planification, organisation et suivi du secrétariat des Directrice Qualité Partenariat Patient et Directrice Médicale

Missions permanentes :

• Planification des RV et organisation des réunions de la Direction Qualité Gestion des Risque Droits des Patients du GHU
• Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers…
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et électroniques
• Accueil physique des interlocuteurs
• Accueil et renseignements des patients concernant les plaintes, réclamations, en collaboration avec la CRUA
• Gestion des demandes de dossiers médicaux en collaboration avec la CRUA
• Organisation des réunions, gestion des salles, rédaction et envoi des CR 
• Participation à la Gestion documentaire dans l’intranet (mise en forme des documents et incrémentation dans le logiciel ALFRESCO)
• Diffusion des messages d’information et notes de service
• Gestion des absences et congés des membres de l’équipe Qualité du GHU
• Gestion des commandes hôtelières et commandes externes (ACHAT : logiciel NSI Gestion)
• Gestion des plans d’équipements mobiliers et informatiques pour l’équipe GHU
• Recueil annuel des besoins en formation de l’équipe GHU
• Participation à l’encadrement et à la formation des nouveaux agents (organisation recrutement, préparation des dossiers d’embauche et relations avec la DRH),
• Organisation et planification de la campagne d’entretiens annuels d’évaluation pour l’équipe GHU et mise à jour des fiches de poste

Missions ponctuelles :

• Participation auprès de l’équipe qualité à la démarche qualité gestion des risques droits du patient du GHU et des sites
• Renfort des spécialistes QGR en charge du traitement et de la communication des questionnaires de satisfaction e-satis et questionnaires ciblés
• Participation aux démarches qualité-gestion des risques-usagers en lien avec l’équipe, notamment démarche « Label hospitalité » des services, diffusion de la culture qualité, évènements organisés par l’équipe sur le GHU pour promouvoir la démarche qualité gestion des risques (semaine sécurité patient, journée des droits des patients etc..)
• Accueil et renseignements des patients concernant les plaintes, réclamations, en collaboration avec les CRUA
• Gestion des demandes de dossiers médicaux en collaboration avec les CRUA

Maîtrise du système informatique : WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, LOTUS NOTES, ALFRESCO, GESTIME, OSIRIS, NSI GESTION
Sens des responsabilités
Rigueur et réactivité
Autonomie
Esprit d'équipe
Sens de la communication