Assistante de direction F/H

Le département de la responsabilité hospitalière assure la mission et les fonctions d’assureur du risque médical que l’AP HP assume directement. En effet, l’établissement est son propre assureur du risque médical. 

A ce titre, il doit gérer l’ensemble des litiges nés de l’activité médicale hospitalière. Outre ses missions d’assistance juridique et de conseil dans ce périmètre, il assure la gestion et le traitement des recours individuels amiables et contentieux en matière de responsabilité médicale, en veillant à privilégier la voie de la résolution amiable des réclamations indemnitaires.

Pour assurer cette mission, le département s’appuie sur l’expertise de juristes spécialisés dans le domaine, et de médecins conseils coordonnés par un coordonnateur des médecins conseils. Le département travaille étroitement avec les sites hospitaliers, que ce soit avec les directions qualité et gestion des risques, les chargés de relations avec les usagers, ou les services hospitaliers concernés par les réclamations. 

Assure le secrétariat :
- Pour la cheffe du département et son adjointe ;
- Pour les juristes du département. 

Missions de secrétariat :
- Rédaction de comptes rendus de réunions (réunions d’équipe, réunions de staff). 
- Gestion de la boîte mail « secrétariat du département » et transfert des mails aux juristes concernés. 
- Réservation de salles pour les réunions organisées au sein du département.
- Gestion d’agendas. 
- Suivi du courrier adressé au départements et transfert aux personnes concernées. 
- Mise en forme et préparation des courriers en s’appuyant sur la charte graphique et les modèles types du département.
- Mise à jour du logiciel métier du département : initialisation du dossier et  intégration des pièces dès réception (courriers, courriels, pièces de la procédure)  

Permanence téléphonique : 
- Réception et suivi des appels des interlocuteurs du département (patients, avocats, professionnels de santé). 

- Expérience de secrétariat souhaitée.
- Expérience dans le domaine juridique appréciée
- Maîtrise des logiciels WORD, EXCEL, PowerPoint
- Maîtrise des outils de visioconférence (Skype, Zoom…)
- Formation nécessaire à prévoir sur le logiciel CICERON, REMED, GESTIME ainsi que sur le site web Télérecours.
- Connaissance de l’institution appréciée

- Esprit d’équipe
- Esprit d’initiative et de décision,
- Qualités relationnelles et humaines,
- Capacité d’adaptation et de diplomatie,
- Discrétion professionnelle,
- Dynamisme et efficacité,
- Disponibilité