Secretaire Médicale / Assistante Médico Administrative Service d'Hématologie clinico-biologique

Le groupe hospitalier des Hôpitaux Universitaires Sorbonne Université est constitué de 7 sites. Le groupe hospitalier Sorbonne Université comprend 13 Départements Médico-Universitaires (DMU) multi site. Le site Pitié Salpêtrière, l'activité de biologie médicale est assurée 24h/24 et 7 jours sur 7. Le DMU BIOGEM comprend l’ensemble de la Biologie médicale, le Centre de génomique médicale, les équipes opérationnelles d’hygiène, les unités cliniques en liens avec les activités biologiques des Hôpitaux : Pitié-Salpêtrière, Charles Foix, Saint-Antoine, Tenon, Trousseau Rothschild.

Présentation du service :

Le service regroupe 5 secteurs, et s’articule d’une part avec la plateforme biologique multidisciplinaire, et d’autre part avec le centre de génétique moléculaire et chromosomique. Il est situé dans le bâtiment Pharmacie. Les secteurs sont :

· Hématologie Cellulaire

·Hémostase

· Biologie Moléculaire

· Hémopathies malignes

- Cytogénétique Hématologique 

Composition de l’équipe :-personnels médicaux :12

-personnels non médicaux : cadre supérieur, cadre,  ingénieurs d'étude clinique,  techniciens de laboratoire, secrétaires médicales

MISSION GENERALE :

- Assurer sous la responsabilité du chef de service, la coordination et la transmission des informations (écrites ou orales) entre l’équipe médicale, l’équipe hospitalière et les patients, dans le respect des règles de sécurité et de déontologie de la profession en tenant compte des contrôles indispensables à la qualité des prestations

MISSIONS PERMANENTES :

-       Assurer la suppléance du secrétariat du chef de service

-       Participer à la gestion des comptes associatifs

-       Réaliser le tableau de service des présences médicales

-       Assurer le secrétariat des équipes médicales rattachées aux 5 secteurs du laboratoire d’hématologie

-       Traiter les courriers, les dossiers et les documents médicaux (enregistrement, scanner, photocopies, tris, fax, diffusion et archivage)

-       Saisir et mettre en forme les courriers et tous les documents demandés par le service (courrier médical et administratif, comptes rendus de consultations médicales, etc)

-       Accueillir les visiteurs (physiquement et par téléphone) et les patients par téléphone

-       Collaborer à la gestion des stocks de matériel de bureau

-       Assurer la maintenance et l’entretien du matériel en lien avec l’activité du secrétariat

-       Saisir des tableaux administratifs de statistiques et de facturation d’examens

-       Organisation de staffs hebdomadaires, réservation de salles/CEC

-       Participer à la formation et à l’encadrement des stagiaires en lien avec l’activité du secrétariat

-       Réception et distribution du courrier

-       Assurer au sein du secrétariat du service la continuité des activités

-       Accueil des internes à chaque semestre

   MISSIONS SPECIFIQUES :

-       Participer à l’organisation des réunions scientifiques du laboratoire

-       Participer ponctuellement à la continuité du secrétariat au sein du DMU (prise en charge téléphonique …)

Aider ponctuellement l’encadrement à la frappe de documents administratifs

PARTICULARITES DE LA FONCTION :

-       Activité variée à gérer de façon autonome

-       Variabilité de la charge de travail liée à l’activité en milieu hospitalier

-       Respect des règles de confidentialité

Être capable de s’adapter aux changements et aux innovations

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Évaluer la pertinence et la véracité des données, et des informations
- Identifier et analyser des erreurs de gestion (codage, facturation,..) en rechercher les causes et définir les moyens d'y pallier
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Utiliser les outils bureautiques et les technologies de l'information et de la communication

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Secrétariat
- Vocabulaire médical