Secrétaire hospitalière - Endocrinologie pédiatrique F/H

L’hôpital de jour d’endocrinologie-diabétologie pédiatrique se situe au point bleu niveau 0.
Il héberge 5 centres de référence maladies rares en particulier croissance (Crescendo) et insuline (Prisis).
Cette structure pluridisciplinaire, accueille du lundi au vendredi, entre 8h00 et 18h00, de 15 à 25 patients pris en soins par les spécialités d’endocrinologie-diabétologie pédiatrique et de neurologie pédiatrique pour des bilans et des traitements dans nos spécialités.

L’hôpital de jour comprend 8 chambres et 6 box de consultations :

• 8 chambres simples 
• 5 box de consultations médicales et paramédicales
• 1 salle de prélèvement
• 1 salle d’éducation thérapeutique

L’équipe du service d’endocrinologie-diabétologie est composée de :

• 2 Médecins coordonnateurs des centres de référence qui portent le poste (Pr Martinerie, Dr Bismuth) et un chef de service (Pr Carel)
• Praticiens Hospitaliers, Assistants, CCA, Internes, externes
• Cadres de santé
• Infirmières / Infirmière-puéricultrices
• Aides-soignants / Auxiliaires de puériculture
• Une équipe de trois secrétaires hospitalières (dont le recrutement) qui coopère sur l’ensemble des activités de programmation et d’accueil du service.
• Secrétaires médicales
• 1 Agent de logistique
• Interviennent aussi au sein de l’HDJ des infirmières d’ETP , une IPA, des psychologues, des diététiciennes

Missions Générales

• Planification des activités liées à l’organisation du séjour du patient en hospitalisation de jour d’endocrinologie-diabétologie, en particulier pour les patients atteints de maladies rares.
• Accueil des patients.
• Participation à la planification des autres activités (hospitalisation de jour ou conventionnelle) du service.

Missions Permanentes

1. Gestion, traitement et coordination des programmations liées à l’hospitalisation de jour (HDJ)

• Planification des hospitalisations et gestion des RDV (examens complémentaires en radio, explorations fonctionnelles, consultations d’anesthésie, rdv centre de prélèvement, …) et envoi des convocations par courrier ou mail avec les consignes d’examens et d’hospitalisation, les ordonnances pour les bilans sanguins.
• Suivi hebdomadaire des demandes en attente.
• Revue de programmation à J-7 avec la cadre et les médecins responsables
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance.
• Préparation du dossier de soins : demande d’hospitalisation détaillée.
• Vérification de la bonne codification des unités d’hospitalisation des patients (UH).
• Gestion des transports sanitaires (ambulance ou taxi).
• Organisation et archivage du dossier patient.
• Demande d’interprétariat, d’hôtel hospitalier et de lits bariatriques.

2. Accueil des patients, de leurs familles et des visiteurs

• Accueil physique et téléphonique des familles et des visites.
• Gestion administrative des patients (gestion Orbis, admissions et archives).
• Appel des parents d’enfants la semaine précédant leur hospitalisation (confirmation de la venue et consignes d’hospitalisation) et envoi des convocations.
• Participation à la gestion des entrées et des sorties des patients.
• Remise du livret d’accueil aux familles et questionnaire de satisfaction. 

3. Gestion administrative du service

• Collaboration étroite avec l’équipe d’encadrement, l’équipe médicale et paramédicale
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence ainsi que la gestion du circuit des dossiers patients de l’hôpital.
• Commandes bureautiques, rangement et stockage des fournitures de bureau
• Transmission des informations entre secrétaires hospitalières par le biais de mails professionnels ou tout autre outil utilisé au sein du service.

Missions Occasionnelles : Participation à la planification de l’activité en hospitalisation complète en lien avec le secrétariat hospitalier de la salle.

SAVOIR FAIRE REQUIS :
- Sens des responsabilités
- Rigueur, intégrité, loyauté
- Capacité d'analyse et d'organisation, esprit d'initiative
- Aisance dans l'usage des outils informatiques
- Disponibilité, esprit d'équipe
- Maîtrise de soi, capacité d'écoute et de communication
- Respect d'autrui, sens du service public

CONNAISSANCES ASSOCIEES :
- Logiciels ORBIS et OUTLOOK. Connaissance d'ORBIS préalable utile mais non requise.
- Motivations pour travailler en pédiatrie