Assistante Médico-Administrative - Département de Neurologie - Pitié Salpêtrière F/H

Le service de Neurologie du Professeur Jean Christophe CORVOL.

Le Département de Neurologie est un centre d’excellence médical dans le domaine de la neurologie avec de nombreux centres de références et de maladies rares.

188 lits d’hospitalisation conventionnelle et HDS

24 places d’Hospitalisation de jour

26 boxes de consultation

1 Centre d’Investigation Clinique et 1 Centre d’Études Thérapeutiques

L’équipe des assistantes médico-administratives se compose de 28 agents

Missions générales :

· Secrétariat et assistance de 3 médecins neurologues dont 2 PU-PH

· Gestion de courriers, et de documents médicaux (numérisation, tri, diffusion)

· Tenue d’agendas et de plannings de consultation

Missions spécifiques  :

* Saisie, relecture, mise en forme des comptes-rendus de consultations, certificats médicaux, divers documents médicaux … sur ORBIS

* Accueil téléphonique : demandes d'informations, demandes de rendez-vous de consultation, demandes de courriers divers, messages …

* Accueil physique tout public

* Prise de rendez-vous de consultation et gestion du planning de consultation des praticiens dont elle a la charge : création des dossiers des nouveaux patients dans ORBIS, planification du rendez-vous, envoi de la convocation, report et modification à la demande des praticiens ou médecins

* Gestion de l’agenda d’un PU-PH sur Google Agenda, gestion administrative (ex : cumul d’activité)

* Copie des dossiers via le service des usagers

* Envoi de courriers divers : par courrier poste, par mail

* Réception et envoi de mails

* Numérisation de documents à insérer dans le dossier médial patient ORBIS

* Enregistrement sur le logiciel PACS des CD-ROM d’imagerie (examens réalisés en externe)

* Collaboration avec les secrétaires médicales du service et la consultation afin d’assurer la continuité de service en cas d’absence d’une collègue 

 
SAVOIR FAIRE REQUIS
·Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels (ORBIS)
·Rédiger et mettre en forme les documents
·Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques et mails internes et externes
·Renseigner les interlocuteurs
·S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
·Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
·Transmettre son savoir professionnel aux stagiaires et aux nouveaux agents
Développer des technologies de l'information et de la communication (intranet, internet, numérisation des données, réseaux…)
 
CONNAISSANCES ASSOCIÉES
- Techniques de secrétariat médical
- Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
- Communication / relations interpersonnelles
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Powerpoint, logiciels institutionnels (ORBIS MEDICAL, CHRONOS, CDIMPORT CARESTREAM, MEDIWEB, SMAX, SAPHIR, LORAH), Google Agenda
- Droit de la santé dans son domaine d'activité
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Règlementation des archives
- Vocabulaire médical
- Notions d'Anglais souhaitées


QUALITÉS REQUISES
- capacité d'écoute,
- goût et sens de l'accueil et de la communication,
- maîtrise de soi,
- disponibilité,  esprit d'équipe,
- discrétion, respect du secret professionnel
- polyvalence, adaptabilité