ASSISTANT (E) DU DEPARTEMENT MOBILIER AU SEIN DE LA DIRECTION DES EQUIPEMENTS F/H

Présentation du département mobilier :

Au sein de la Direction des Equipements, le département mobilier a en charge l’ensemble des achats mobiliers et logistiques inscrits dans le  Plan d’Equipement Annuel. En cohérence avec les projets menés par la Direction des Travaux, d’une part et d’autre part  en accompagnant les évolutions, les rénovations, et les rationalisations indispensables à un fonctionnement homogène des services. Elle assure également tous développements ou modernisation s’inscrivant dans le plan stratégique du GHU AP-HP. Sorbonne université.

Liaisons hiérarchiques :

- Les deux acheteurs du Département des équipements mobiliers

- La Directrice des Equipements du GH

 Missions Générales :

Ø  Assister les 2 acheteurs du département « mobiliers/aménagement de l’espace » de la Direction des Equipements dans le travail administratif lié à leurs missions auprès de l’ensemble des services du Groupe Hospitalier Universitaire APHP-Sorbonne Université regroupant les hôpitaux :  Pitié-Salpêtrière, Charles Foix, Saint-Antoine, Trousseau, Tenon, Rothschild, La Roche-Guyon.

 Missions Permanentes :

Placée auprès des 2 acheteurs du département mobilier de la Direction des Equipements, la personne est chargée de :

Ø  Assister les acheteurs dans l’ensemble de leurs missions,

Ø  Gérer les prises de RDV avec les fournisseurs

Ø  Réceptionner et traiter les appels téléphoniques,

Ø  Réceptionner les demandes d’équipements mobiliers des DMU sur leurs enveloppes déléguées

Ø  Consolider les demandes d’achat effectuées par les DMU sur leurs enveloppes déléguées

Ø  Transmettre les demandes sous format papier aux acheteurs pour validation

Ø  Enregistrer les ordres de commande avant transmission au bureau comptabilité et en faire une copie pour l’archivage.

Ø  Enregistrer les numéros de commandes passées et archiver des doubles de commandes.

Ø  S’assurer du suivi de livraisons des commandes et du retour des bons de livraison pour paiement des sociétés et dans ce cadre, gérer les réclamations auprès des fournisseurs en cas de litiges non résolus par les services

Ø  Travailler en partenariat avec le coordonnateur du magasin mobilier. 

 Missions spécifiques (liste non exhaustive) :

Ø  Assister les acheteurs dans les tâches administratives liées à la conduite d’opérations structurantes 

Ø  Assurer un suivi d’informations entre les sociétés et le service

COMPETENCES REQUISES
La Formation et / ou Les Qualifications Requises :

Les Connaissances Particulières Requises :
- Connaissance du travail en milieu hospitalier,
- Utilisation de l'outil informatique (Word, Excel, PPT)

Les Qualités Professionnelles Requises :
- Diplomatie
- Sens du service
- Rôle relationnel important, communication
- Rigueur
- Disponibilité
- Autonomie, sens de l'organisation
- Capacité à gérer les pics d'activité
- Esprit d'équipe


PARTICULARITES DU POSTE
Le poste est basé sur le site de l'hôpital Pitié-Salpêtrière