Gestionnaire administratif – Bureau des Équipements F/H

Présentation du service La Direction des Investissements rassemble les activités relatives aux Travaux, à la Maintenance, à la Sécurité, aux Equipements et au Biomédical regroupés en 2 directions et un département administratif.

Le poste est basé sur l’hôpital BICETRE au sein d’une équipe de 3 gestionnaires.

Vous serez chargé de faire les commandes pour les travaux en lien avec les TSH et ingénieurs de chaque site. Une fois la commande faite, vous devrez ensuite vous assurer du bon déroulement du dossier : service fait pour mise en paiement, mise en service et pour finir par l’archivage de vos dossiers.

Missions permanentes 

- Élabore les dossiers de travaux d’investissement et assure la gestion de ces dossiers sur le plan administratif et financier

- Transmet les factures et acomptes au vérificateur et réviseur

- Réceptionne les factures dans SAP

- Règle les décomptes généraux définitifs (DGD)

- Établit les règlements définitifs des dépenses (RDD)

- Libère les retenues de garantie

- Communique avec les entreprises (mandatement, sous-traitance…)

- Met à jour la situation comptable et administrative de son portefeuille d’opérations

- Élabore les bons de commande travaux marchés d’entretien

- Transmet aux fournisseurs et aux TSH en charge du dossier les bons de commande

- Contrôle les réceptions en lien avec les TSH

- Procède à la réception informatique des achats dans SAP dans le respect de la règlementation

- Transmet les pièces justificatives au service facturier

- Corrige ou fait corriger les écarts bloquant de la mise en paiement

- Traite les litiges et contentieux

- Contrôle la mise en paiement des fournisseurs avant archivage

CRITÈRES CANDIDATS
Diplôme d'État requis
Corps et/ou grade cible : Adjoint administratif


COMPÉTENCES RECHERCHÉES :

- Connaissance des outils informatiques SAP, d'Excel, Word, Powerpoint
- Connaissance du milieu hospitalier

QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES :

- Esprit d'équipe
- Qualité relationnelle
- Rigueur et organisation
- Discrétion