Métier

Employé - Agent administratif

Intitulé du poste

Gestionnaire administratif - Bureau des Travaux F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Rémunération

à partir de 2145 €

Présentation du service

PRÉSENTATION U SERVICE :

La Direction des Investissements rassemble les activités relatives aux Travaux, à la Maintenance, à la Sécurité, aux Équipements et au Biomédical regroupés en 2 directions et un département administratif.

Le poste : "Gestionnaire administratif – Bureau des Travaux (CL2 / CL6 / Secrétariat)" est basé sur l’hôpital BÉCLÈRE au sein d’une équipe de 3 gestionnaires.

Vos missions

Vous serez chargé de faire les commandes pour les travaux en lien avec les TSH et ingénieurs de chaque site. Une fois la commande faite, vous devrez ensuite vous assurer du bon déroulement du dossier : service fait pour mise en paiement, mise en service et pour finir archivage de vos dossiers.

Par ailleurs, vous aurez également en charge la réalisation des bons de commandes des magasins techniques des hôpitaux OUEST et l’engagement des services faits pour le paiement des factures.

Une partie secrétariat, vous sera également confiée, à raison d’une journée par semaine (prise de compte rendu, gestion salle de réunion, gestion des fournitures, autres tâches ponctuelles etc.)

Partie comptabilité

- Élabore les bons de commande CL2 des marchés d’entretien et CL6 : fournitures d’atelier.

- Contrôle des réceptions en lien avec les TSH

- Enregistre les achats dans SAP dans le respect de la règlementation

- Transmet les pièces justificatives au service facturier

- Corrige ou fait corriger les écarts bloquant de la mise en paiement

- Traite les litiges et contentieux

- Classe et archive

Partie secrétariat

- Gère l’agenda de l’ingénieur travaux et ses appels téléphoniques

- Gère la salle de réunion

- Prise de compte rendu

- Gestion des fournitures

- Réceptionne et tri le courrier

- Assure le suivi du chrono

Missions ponctuelles

-Participe aux opérations de pré-clôture (service faits, relances)

-Participe avec le cadre à différents projet et études du département

Profil recherché

CRITÈRES CANDIDAT

DIPLÔME D'ÉTAT REQUIS

Corps et/ou grade cible : Adjoint administratif

COMPÉTENCES RECHERCHÉES :

- Connaissance des outils informatiques SAP, d'Excel, Word, Powerpoint
- Connaissance du milieu hospitalier
- Connaissances des principes de la comptabilité publique et notions du Code des Marchés Publics
- Savoir rédiger

QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES :

- Esprit d'équipe
- Qualité relationnelle
- Rigueur et organisation
- Discrétion

Horaires de travail

Horaires fixes compris dans une plage horaire de 08h00 à 17h30

Vos avantages à l'AP-HP

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET À LA FONCTION - Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre) AIDE À L’INSTALLATION ET AU LOGEMENT - Aide à l’installation (jusqu’à 1000 € versés par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires AVANTAGES SOCIAUX - Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables - Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux Place en crèche selon disponibilités - Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos - Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs t de vacances à tarifs préférentiels plus diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires - Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge - Accès à une offre de formation continue conséquente - Accès à l’espace détente : séances de relaxation…

Description de l'hôpital

Situé à Clamart (92), l'hôpital Antoine-Béclère accueille les urgences médico-chirurgicales adultes, pédiatriques et gynécologique. Doté d'une maternité de type 3, il offre également des prises en charge expertes en médecine fœtale, procréation médicalement assistée, prise en charge de l'obésité, troubles du sommeil, infections ostéo-articulaires et travaille en association avec les acteurs du territoire dans les domaines de l'enfance en danger, des violences faites aux femmes et de la filière gériatrique.

Service d'affectation

Bureau des travaux

Référence de l'offre

UPS-11253

Gestionnaire administratif - Bureau des Travaux F/H

Gestionnaire administratif - Bureau des Travaux F/H

Description du poste