Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

L’UF de génétique clinique a une activité de consultations prénatales et post-natales qui concernent l’ensemble des services de l’hôpital : spécialités pédiatriques médicales et chirurgicales, néonatologie, réanimation, et CPDPN. Deux Centres de Référence Maladies Rares (CRMR) sont coordonnés par des médecins de l’UF : le CRMR « malformations et maladies congénitales du cervelet » (centre coordinateur) et le CRMR « anomalies du développement et syndromes malformatifs » (centre constitutif). Les médecins de l’UF appartiennent également au CRMR « déficiences intellectuelles de causes rares ».

Consultations de génétique et prénatales
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- Gestion des plannings des praticiens du service via le logiciel institutionnel ORBIS (rendez-vous, convocation, absences des médecins (…)
- Dactylographie et envois aux destinataires des compte-rendu de consultations et avis en salle
- Création et organisation des dossiers médicaux de génétique
- Codage de l’activité via le logiciel institutionnel ORBIS
- Classement, archivage, numérotation de tous les documents (internes et externes) à l’hôpital en lien avec le patient
- Gestion des consultations : traitement et suivi des demandes de rendez-vous, programmation, création et préparation des dossiers avant consultation, gestion des courriers pour futures consultations, demande d’interprétariat, préparation des box de consultation, édition d’ordonnance/certificat (..)
- Gestion de la boite mails du secrétariat : demandes de rendez-vous, demandes diverses aux médecins (…). Faire l’interface entre les patients et les médecins
- Gestion du courrier : distribution et envoi
- Demande de prestation d’interprétariat
- Gestion et recherche des dossiers médicaux en collaboration avec le Département des Dossiers Médicaux
- Participation à l’élaboration de documents pour l’organisation du service (création d'outils et réactualisation de documents, plannings, procédures...)
- Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux en collaboration avec la Chargée des Relation avec les Usagers Gestion des stocks bureautiques (papiers, fournitures …) en liaison avec l’encadrement
- Coordination de la diffusion des informations à l’équipe
- Tutorat de stagiaires Assistant Médico Administratif
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité (saisie et mise en forme de documents ..)

Continuité de service : missions à prendre en charge lors des remplacements
- Accueil physique et téléphonique (transfert de lignes)
- Accueil physique patients pour CS de génétique et CS neurologie foetale
- Distribution du courrier
- Traitement des demandes urgentes des médecins (programmation des rdv, envoi de documents médicaux, dactylographie CR résultats ou femme enceinte …)

Qualités professionnelles requises :
- Discrétion professionnelle
- Esprit d'équipe
- Maîtrise de soi
- Rigueur professionnelle
- Secret professionnel
- Sens des responsabilités

Capacités requises à:
- Actualiser ses connaissances
- Communiquer et à transmettre
- Etablir des relations professionnelles avec les patients, les familles, les collègues
- Hiérarchiser les activités
- S'adapter à toutes situations de travail
- S'organiser et à organiser

Bureautique 2
Vocabulaire médical 2
Organisation et fonctionnement interne de l'hôpital 2
Droit des patients 3
Technique d'accueil 3
Techniques de communication 2
Droit hospitalier 1
Intranet / internet 1
1 : Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies