Secrétaire médical F/H

Le service d’anesthésie, en collaboration avec les services de chirurgie, organise le parcours des patients opérés : les consultations d’anesthésie adultes et pédiatriques, l’information des familles et l’accompagnement des patients en peropératoire autour des spécialités suivantes :
Adulte : obstétrique
Pédiatrie : ORL, chirurgie maxillo-faciale, ophtalmologie, viscéral, urologie, orthopédie, vasculaire, radiologie interventionnelle, prélèvements d’organes, greffes rénale/hépatique, neurochirurgie, chirurgie et cathétérisme cardiaque, stomatologie, chirurgie ambulatoire, urgences polytraumatisés / ORL
3 sites d’anesthésie (22 blocs chirurgicaux ou interventionnels, 3 SSPI).
Le service de réanimation et USC chirurgicale et traumatologique comporte 14 lits de réanimation et 20 lits de surveillance continue chirurgicale pédiatrique.
L’activité du service représente un peu plus de 2200 séjours par an.
L’activité comporte également l’accueil et la prise en charge des enfants polytraumatisés (environ 200 par an) dans le cadre du Trauma Center pédiatrique d’Ile de France.

Mission générale :
- Assurer le secrétariat médical du service d’anesthésie-réanimation pédiatrique. Polyvalence entre le secrétariat d’anesthésie (2 secrétaires) et le secrétariat de la réanimation (2 secrétaires).

Missions permanentes :
• Gestion des comptes rendus d’hospitalisation, courriers médicaux, transmission de dossiers en lien avec la Cellule Juridique (communications, saisies et expertises), classements et archivages des dossiers.
• Saisie du codage PMSI et CCAM de l’activité de réanimation et d’anesthésie. Codage des consultations au lit.
• Gestion des RV et frappe de la consultation du Dr RUBINSZTAJN.
• Gestion du Groupe Communication et Simulation animé par les médecins de la réanimation (mailing, organisation de sessions de formation pour les internes et les infirmières du service).
• Prise des rendez-vous d’anesthésie par téléphone, fax et mail.
• Gestion des consultations extérieures, des dérogations.
• Programmation des cathéters.
• Gestion des appels téléphoniques, des fax, des courriels, rendez-vous et agendas des médecins.
• Accueil et orientation des intervenants extérieurs, laboratoires, médecins, étudiants, visiteurs, familles.
• Gestions de plannings : salles de réunions, agendas, listes de gardes, réunions de services, tableaux de présence des médecins et internes du service.
• Gestion des internes, externes, stagiaires.
• Evaluation des besoins en commandes de papeterie, de formulaires (examens, dossiers, etc…), de consommables et fournitures d’imprimerie (papier, cartouches, enveloppes, crayons, etc…).
• Planning de courrier.

• Secrétariat et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Logiciels institutionnels (ORBIS, VOCAL TEAM, GILDA, GENESIS, GDM…).
• Connaissance de la terminologie médicale.
• Techniques d'accueil et de communication.
• Organisation et fonctionnement interne de l'hôpital.

• Polyvalence, organisation, méthode, disponibilité.
• Dynamisme, sens de l'initiative, rigueur.
• Capacités relationnelles, diplomatie, discrétion, esprit d'équipe.
• Actualisation de ses connaissances professionnelles régulières.
• Capacités d'adaptation aux besoins de l'organisation.
• Ponctualité