Secrétariat médical - Assistanat médical F/H

Service de Génétique clinique :

L’UF de génétique clinique a une activité de consultations prénatales et post-natales qui concernent l’ensemble des services de l’hôpital : spécialités pédiatriques médicales et chirurgicales, néonatologie, réanimation, et CPDPN. Deux Centres de Référence Maladies Rares (CRMR) sont coordonnés par des médecins de l’UF : le CRMR « malformations et maladies congénitales du cervelet » (centre coordinateur) et le CRMR « anomalies du développement et syndromes malformatifs » (centre constitutif). Les médecins de l’UF appartiennent également au CRMR « déficiences intellectuelles de causes rares ».

Le personnel de l’UF est composé de 4.5 ETP de Praticiens Hospitaliers, 1.9 ETP de Conseillères en génétique et 2.30 ETP d’AMA, 0.5 ETP d’Assistant de Recherche Clinique, 0.5 ETP Infirmière, 1 ETP de Chargé de parcours génomique, 0.2 TP Psychologue.

Les missions sont les suivantes :

• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Gestion des plannings des praticiens du service via le logiciel institutionnel ORBIS (rendez-vous, convocation, absences des médecins (…)
• Dactylographie et envois aux destinataires des compte-rendu de consultations et avis en salle
• Création et organisation des dossiers médicaux de génétique
• Codage de l’activité via le logiciel institutionnel ORBIS
• Classement, archivage, numérotation de tous les documents (internes et externes) à l’hôpital en lien avec le patient
• Gestion des consultations : traitement et suivi des demandes de rendez-vous, programmation, création et préparation des dossiers avant consultation, gestion des courriers pour futures consultations, demande d’interprétariat, préparation des boxs de consultation, édition d’ordonnance/certificat (..)
• Gestion de la boite mails du secrétariat : demandes de rendez-vous, demandes diverses aux médecins (…). Faire l’interface entre les patients et les médecins
• Gestion du courrier : distribution et envoi
• Demande de prestation d’interprétariat
• Gestion et recherche des dossiers médicaux en collaboration avec le Département des Dossiers Médicaux
• Participation à l’élaboration de documents pour l’organisation du service (création d'outils et réactualisation de documents, plannings, procédures...)
• Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux en collaboration avec la Chargée des Relation avec les Usagers Gestion des stocks bureautiques (papiers, fournitures…) en liaison avec l’encadrement
• Coordination de la diffusion des informations à l’équipe
• Tutorat de stagiaires Assistant Médico Administratif
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité (saisie et mise en forme de documents...)

Continuité de service : missions à prendre en charge lors des remplacements

• Accueil physique et téléphonique (transfert de lignes)
• Accueil physique patients pour CS de génétique et CS neurologie fœtale
• Distribution du courrier
• Traitement des demandes urgentes des médecins (programmation des rdv, envoi de documents médicaux, dactylographie CR résultats ou femme enceinte…)

BAC SMS ou équivalent
Diplôme de secrétariat médical
Expérience professionnelle en secrétariat médical
Maîtrise de l'orthographe
Maitrise des outils informatiques