Secrétaire médicale du service d'hépatologie F/H

Le Groupe Hospitalier est structuré en 7 Départements Médico-Universitaires multi-sites dont le DMU NARVAL qui est réparti sur les 3 sites du Groupe Hospitalier et se compose des services suivants :

Blocs opératoires, Chirurgie ambulatoire, Chirurgie ophtalmologique, Chirurgie orthopédique et traumatologique, Chirurgie thoracique et vasculaire- ORL, Dermatologie, Hépatologie, Médecine palliative, Médecine de l’exercice et du sport, Oncologie, Pathologies professionnelles et environnementales, Physiologie-Explorations fonctionnelles, Pneumologie, Policlinique chirurgicale, Rhumatologie.

Le service d’ hépatologie accueille des patients atteints de Carcinome hépato-cellulaire, hémorragie digestive, hépatites et décompensation hépatique. Il est composé de 16 lits d' hospitalisation conventionnelle, 5 lits d'HDS, 12 Places d'HDJ.

Missions Générales :

Assurer la gestion des dossiers médicaux, les appels téléphoniques
·          Accueillir et renseigner les patients, les familles, les médecins.

·          Gérer les appels téléphoniques.

·          Assurer la liaison entre les différents secteurs et interlocuteurs.

·          Assurer la frappe des comptes rendus des séjours d’hospitalisations, des consultations et des certificats médicaux.

·          Traiter les courriers, les dossiers et les documents de l’unité d’hospitalisation et de consultation

·          Mettre sous plis les comptes rendus pour les adresser aux différents correspondants

·          Transmettre par fax ou mail divers documents à d’autres hôpitaux ou médecins

·          Gérer le dispatching des fax + scanner dans le dossier patients (Orbis)

·          Gérer le retour de courrier Vaguemestre

·          Photocopier, scanner et envoi par mail de documents divers et de revues pour les différents médecins

Centre Réseau des Maladies rares Hémochromatose, Maladies Inflammatoires des Voies Biliaires et Hépatites Auto-immunes (MIVB-H) et Maladies Vasculaires du Foie (MVF) :

·          Interface et secrétaire référente des 3 centres

·          Mise à jour des Tableurs de chaque centre

·          Lister les patients vus en consultation

·          Comptabiliser et indiquer le nombre total des patients vus en consultation pour chaque centre de compétence (Labellisation)

·          Collaborer et échange avec l’ARC (attaché de recherche clinique) par mail ou téléphone

·          Mise à jour du listing de tous les patients (Bamara)

·          Accès Bamara pour dossiers patients

·          Répertorier et noter les rendez-vous des patients saignées (EFS)

Encadrement :

·          Participer à la formation professionnelle des stagiaires

·          Accueillir les nouveaux professionnels

Missions Ponctuelles :

·          Participer aux réunions de service et d’informations

·          Gérer l’approvisionnement de la papeterie

·          Gérer le tableau de service

·          Demande de dossiers des usagers : impression de l’ensemble des documents de leur dossier pour transmission au patient

·          Accueillir les patients pour remise dossier médicaux ou courriers divers

·          Sorties diverses de CR, examens via Fusion, Stare à la demande des médecins, services cliniques et/ou centres hospitaliers

·          Codage gradations séjours Hospitalisations (PMSI)

Savoirs-faire requis :
• Connaissance du vocabulaire médical.
• Connaissance de la bureautique.

Connaissances associées :
Pendant la période d'intégration, il est prévu d'inclure l'apprentissage des logiciels administratifs.

QUALITES REQUISES
Rapidité d'exécution, rigueur dans l'exécution de ses missions, expression verbale, curiosité intellectuelle, sens du travail en équipe et de l'organisation, respect d'autrui, esprit d'initiative, discrétion, ponctualité, présence au travail, disponibilité, sens de la relation et de l'écoute, maitrise de soi, secret professionnel

PREREQUIS
• BAC science médico-sociale
• BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

EXPERIENCE CONSEILLEE
• Être opérationnelle sur plusieurs tâches en même temps, réactivité