Assistante de Direction F/H

Présentation de l’équipe de la Direction des Soins

La direction des soins et des activités paramédicales (DSAP) du site de la Pitié-Salpêtrière est chargée d’assurer la qualité et la sécurité des soins. Elle coordonne la mise en œuvre et l’évaluation du projet de soins, tout en veillant à la continuité des soins et la cohérence des parcours de soins des patients.

•  1 directeur des soins
•  3 cadres supérieurs de santé en mission transversale (Ressources humaines / Suppléance / Qualité - Gestion des risques) et 1 cadre de santé en mission transversale Qualité – Gestion des risques
•  Equipe de la suppléance dont 6 cadres de santé (jour et nuit)
• Equipe du Service de transport interne par ambulances dont 1 cadre de santé et un adjoint
• Equipe de la Chambre mortuaire dont 1 cadre de santé

Mission générale 

Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques de la direction des soins.

Missions permanentes 

·         Organiser et gérer les l’agenda : prise de rendez-vous, suivi, veille et alerte si nécessaire

·         Planifier et organiser des réunions, visites, conférences, évènements, séminaires, commissions et instances

·         Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou messages électroniques

·         Accueillir les personnes

·         Reproduire et diffuser des documents et des dossiers

·         Traiter et gérer le suivi des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

·         Suivre et assurer la mise à jour des tableaux de bords de la Direction des Soins

·         Effectuer des recherches documentaires à la demande

Missions ponctuelles 

·         Organiser des réunions préparation ordre du jour, feuille d’émargement, présentations PPT, compte-rendu

·         Suivre les plannings prévisionnels de présence des membres de la Direction des soins, y compris la pose des congés (Gestime)

·         Gérer les stocks des fournitures de bureau

·          Gérer les demandes des prestations logistiques, des interventions des services techniques ou du service informatique

Remplacer l’Assistante de la coordination générale des soins lors des absences pour congés.

COMPETENCES :

Savoir-faire requis
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes et des publics
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret et la discrétion professionnelle
• Reporting
• Respecter les échéances
• Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
• Maîtriser les outils bureautiques / Technologie d'Information et de Communication
• Maîtriser les techniques de recherche d'informations
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

QUALITES REQUISES :

• Sens de la méthode, rigueur professionnelle, sens de la priorisation
• Sens des responsabilités, esprit d'initiative, créativité
• Autonomie, capacité d'analyse et d'écoute
• Sens du travail en équipe
• Compétences relationnelles
• Adaptabilité