Secrétariat médical - Assistanat médical F/H

Hôpital de l’Assistance Publique - Hôpitaux de PARIS.
Etablissement de soins médicaux et de réadaptation (SMR) de 288 lits et 12 places HDJ, répartis en 2 pôles d’activités médicales.
Le DMU 1 : maladies rares neurologiques et handicaps lourds dont plusieurs labellisations maladies rares : un CRMR (Centre de Référence Maladies Rares) pour la maladie de Huntington- un CRC (Centre de Ressources et Compétences) pour la Sclérose Latérale Amyotrophique - 3 CCMR (Centre de Compétences Maladies Rares) – neurogénétique, neuromusculaire et polyhandicaps de causes rares – 1 unité PREPAN (SMR neurologique lourd)
Le DMU 2 : maladies rares et troubles envahissants du développement (dont un CRMR – syndrome de Prader Willi-)
L’Hôpital Marin emploie 630 agents dont 17 équivalents temps plein médicaux.
Il dispose :
- d’un plateau médico-technique : réadaptation fonctionnelle , table de radiologie, cabinet d’odontologie,
- d’une pharmacie à usage intérieur,
- d’un plateau logistique (restauration, blanchisserie, transports),
- d’un service socio-éducatif,
- de services travaux/techniques/sécurité incendie/sécurité anti-malveillance

Le DMU 1 se compose de 5 services d’hospitalisation complète : Ribadeau-Dumas, Bertin-Hugault, Camino, Adamski et Morancé et 1 Hôpital de Jour de 12 places (Baléa)
La présente fiche de poste concerne le service Morancé, toutefois dans ses missions, l’AMA est susceptible d’intervenir sur l’Hôpital Marin

Missions principales :

- Accueil physique et téléphonique des patients et des familles

- Préparation et rédaction de documents administratifs

- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)

- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (commission d’admission, consultation externes et internes, hospitalisation, examens...)

- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)

- Tenue à jour du dossier patient

- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

- Participation aux commissions d’admission des patients de Morancé

- Programmation des séjours de patients de Morancé

- Mise en forme et suivi des comptes-rendus d’hospitalisation

Autres missions :
- Etablissement du tableau de service pour le personnel médical
- Planification des congés du personnel médical du pôle 1
- Suivi du temps de travail médical en lien avec le référent Chronos de la DRH

- Accueillir et orienter des personnes, échanges avec les associations maladies rares (AFAF, CSC, AFM, ARSLA)
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métier
- Tenue des tableaux d'affichage
- Commande et gestion des fournitures de bureau

Diplôme dans le domaine du secrétariat médical.

CONNAISSANCES GENERALES
- Bureautique
- Codage dans BAMARA
- Secrétariat
- Vocabulaire médical

• QUALITES REQUISES
- Faire preuve de dynamisme
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
- Discrétion et respect du secret professionnel