Secrétaire médical - Service des Troubles du Langage et des Apprentissages F/H

Le Service des Troubles du Langage et des Apprentissages comprend deux unités fonctionnelles :

- Le CRTLA (Centre de Référence des Troubles du Langage et des Apprentissages qui assure des consultations et des hospitalisations de jour ayant pour objectif le diagnostic, l’évaluation et/ou le suivi d’enfants porteurs  de troubles spécifiques du langage et/ou des apprentissages ;

- L’URTLA (Unité de Rééducation des Troubles du Langage et des Apprentissages) qui assure la prise en charge en HDJ à l’année, de trente-cinq enfants ayant des troubles des apprentissages : dysphasie, dyslexie, dyspraxie, dyscalculie, TDAH. Une école est intégrée au service (scolarité spécialisée à petit effectif)). La scolarité est assurée par des enseignants de l’Education Nationale et le projet de rééducation est construit et mis en œuvre par une équipe pluridisciplinaire, coordonnée par un médecin référent. 

Composition de l’équipe :

- Cheffe de service

- Médecins

- Rééducateurs

- Psychologues

- Cadre de Rééducation

- Infirmières et aides-soignants

- Secrétaires hospitalières et médicales

Les congés doivent être pris lors des fermetures du service.

- Gérer l'accueil physique et téléphonique

- Saisir les comptes-rendus des médecins du service

- Saisir le PMSI des enfants scolarisés à l’année au sein du service

- Saisir et mettre en forme les documents administratifs (certificats médicaux, ordonnances, protocoles de soins, PAI…)

- Planifier en binôme avec sa collègue les activités internes (planning des médecins) / externes (assistante dans l’organisation de réunions, séminaires, journées de formation)

- Assurer la mise en place du groupe BARKLEY

- Assurer tout ce qui a trait aux projets et aux synthèses des enfants de l’Unité de Rééducation Neurologique Infantile, qui se déroulent le jeudi matin durant 5 à 6 mois dans l’année (que la synthèse ou le projet soient faits par l’interne ou par un autre médecin)

- Recenser/Enregistrer les données/informations liées à la nature des activités (PMSI, Orbis)

- Gérer le courrier par roulement

- Contrôler la confidentialité et la sécurité des informations

- Recensement des stocks papeterie/toners

- Participer à l’archivage des dossiers et à la gestion des archives

- mettre à jour « Offre de soins » sur BASINS

Missions spécifiques :

- Remplacer sa collègue (absence, congés…)

- Aider les secrétaires hospitalières (accueil téléphonique du secrétariat hospitalier, dossiers, envois de convocations, prise de rendez-vous etc.)

- Congés en concertation avec l’équipe

Formations et/ou qualifications requises :
- Diplôme de secrétaire médical
- BAC/ BAC ST2S
- BAC +2

Expérience requise :
- Expérience obligatoire en milieu hospitalier (minimum 3 ans)

Evolutions possibles du poste :
- TIM
- Coordinateur des secrétariats médicaux

Connaissances particulières :

- Organisé
- Accueillant
- Patient
- Sociable
- Souriant
- Avoir l'esprit de conciliation
- Capacité d'écoute
- Discrétion (la secrétaire médicale est soumise au secret professionnel)
- Aime le contact avec le public

Qualités professionnelles requises :

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir-adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers