Archiviste hospitalier F/H TENON

Poste ouvert uniquement aux titulaires GH SU

Le service de gestion des dossiers médicaux collecte et met à disposition les Dossiers Patients (DP) constitués par les services médicaux.

LIAISONS

HIERARCHIQUE DIRECT

Encadrant(e) du Service des Archives Médicales

FONCTIONNELLES

·         Les agents des services de l’établissement autorisés à retirer un Dossier de Patient

·         Les médecins autorisés à retirer un Dossier de Patient 

·         Le prestataire d’Externalisation, le prestataire d’Elimination, la Cité des Archives (Bicêtre)

·         le Chargé des Relations Usagers

·         les agents des services techniques, chargés de la maintenance informatique et chargés de l’entretien des locaux

MISSION GENERALE :

• Collecter les archives médicales constituées dans les services de soins.
• Archiver selon des normes techniques définies selon la réglementation en vigueur
• Communiquer les dossiers selon les procédures
• Assurer la traçabilité des DP à l’aide du logiciel « GDM »        
   

MISSIONS PERMANENTES :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des personnes habilitées à retirer un DP
• Préparer, Livrer et Récupérer les DP dans les services (selon procédures)
• Ranger, archiver, classer les DP dans les salles d’archives
• Assurer la réception et/ou l’envoi des DP (selon les procédures) des différents prestataires. Archiv Sytem, prestataire de destruction, Cité des Archives et en assurer la traçabilité.
• Renseigner les différents documents de contrôle relatifs au bon fonctionnement du secteur.
• Entretenir son poste de travail
• Vérifier la fermeture des locaux
• Indexer les dossiers par étiquetage et remise en état des pochettes lorsque nécessaire.
   

MISSIONS PONCTUELLES :

• Préparer / Récupérer les dossiers concernés par des audits de contrôle
• Gérer l’Espace de Classement (déménagement, aménagement, Externalisation)
• Accompagner les agents habilités des autres services au sein des salles d’archives en vue de classement ou de vérification des DP

Poste ouvert uniquement aux titulaires GH SU

COMPETENCES REQUISES
• Discrétion (respect du Secret Professionnel, Art 26 de loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires…),
• Sens de l'organisation, rigueur, ordre (savoir gérer les priorités, capacité de mémorisation…),
• Savoir communiquer, aptitude aux relations,
• Sens des responsabilités, adaptabilité, courtoisie, fiabilité,
• Motivation, dynamisme, disponibilité, aptitude au travail en équipe, autonomie, Poly compétence intra secteur.
• Aptitudes pédagogiques pour la formation des utilisateurs.

Savoir faire requis
• Maîtriser les méthodes de classement numérique et alphabétique
• Maîtriser l'outil informatique
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Connaissances associées
Savoir utiliser les logiciels de base (Word, Excel, Email)
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PRE-REQUIS
• Bonne forme physique, pas de problème musculosquelettique ou d'allergie avérés.
• Connaissance de l'outil informatique,
• Respect du devoir de réserve (maniement de données confidentielles)

RISQUES PROFESSIONNELS
- Service informatisé, utilisation quasi-constante
- Station debout et marche fréquentes,
- Port de charges plus ou moins lourdes,
- Atmosphère poussiéreuse (Allergène),