Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes : affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.
Date de parution
09/10/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Employé - Agent administratif
Intitulé du poste
ASSISTANT (E) DU DEPARTEMENT MOBILIER AU SEIN DE LA DIRECTION DES EQUIPEMENTS F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Rémunération
SELON GRILLE SALARIALE
Présentation du service
Présentation du département mobilier :
Au sein de la Direction des Equipements, le département mobilier a en charge l’ensemble des achats mobiliers et logistiques inscrits dans le Plan d’Equipement Annuel. En cohérence avec les projets menés par la Direction des Travaux, d’une part et d’autre part en accompagnant les évolutions, les rénovations, et les rationalisations indispensables à un fonctionnement homogène des services. Elle assure également tous développements ou modernisation s’inscrivant dans le plan stratégique du GHU AP-HP. Sorbonne université.
Liaisons hiérarchiques :
- Les deux acheteurs du Département des équipements mobiliers
- La Directrice des Equipements du GH
Vos missions
Missions Générales :
Ø Assister les 2 acheteurs du département « mobiliers/aménagement de l’espace » de la Direction des Equipements dans le travail administratif lié à leurs missions auprès de l’ensemble des services du Groupe Hospitalier Universitaire APHP-Sorbonne Université regroupant les hôpitaux : Pitié-Salpêtrière, Charles Foix, Saint-Antoine, Trousseau, Tenon, Rothschild, La Roche-Guyon.
Missions Permanentes :
Placée auprès des 2 acheteurs du département mobilier de la Direction des Equipements, la personne est chargée de :
Ø Assister les acheteurs dans l’ensemble de leurs missions,
Ø Gérer les prises de RDV avec les fournisseurs
Ø Réceptionner et traiter les appels téléphoniques,
Ø Réceptionner les demandes d’équipements mobiliers des DMU sur leurs enveloppes déléguées
Ø Consolider les demandes d’achat effectuées par les DMU sur leurs enveloppes déléguées
Ø Transmettre les demandes sous format papier aux acheteurs pour validation
Ø Enregistrer les ordres de commande avant transmission au bureau comptabilité et en faire une copie pour l’archivage.
Ø Enregistrer les numéros de commandes passées et archiver des doubles de commandes.
Ø S’assurer du suivi de livraisons des commandes et du retour des bons de livraison pour paiement des sociétés et dans ce cadre, gérer les réclamations auprès des fournisseurs en cas de litiges non résolus par les services
Ø Travailler en partenariat avec le coordonnateur du magasin mobilier.
Missions spécifiques (liste non exhaustive) :
Ø Assister les acheteurs dans les tâches administratives liées à la conduite d’opérations structurantes
Ø Assurer un suivi d’informations entre les sociétés et le service
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
La Formation et / ou Les Qualifications Requises :
Les Connaissances Particulières Requises :
- Connaissance du travail en milieu hospitalier,
- Utilisation de l'outil informatique (Word, Excel, PPT)
Les Qualités Professionnelles Requises :
- Diplomatie
- Sens du service
- Rôle relationnel important, communication
- Rigueur
- Disponibilité
- Autonomie, sens de l'organisation
- Capacité à gérer les pics d'activité
- Esprit d'équipe
PARTICULARITES DU POSTE
Le poste est basé sur le site de l'hôpital Pitié-Salpêtrière
Horaires de travail
Travail en 7h30 – amplitude horaire 8h30/17h, avec une heure de pause méridienne
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
- Un accès aux formations internes (formations métiers, management…),
- 14 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés
- Accès aux activités sociales, culturelles, à des réductions, ...
- HOPTISOINS
- Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
- Remboursement Pass Navigo à 75%
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 13
Hôpital et/ou site
Hôpital Pitié-Salpêtrière - Paris 13 (GHU Sorbonne)
Service d'affectation
DIRECTION DES EQUIPEMENTS