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Gestionnaire des dossiers médicaux papiers et numériques F/H
Archivage et Documentation - Archiviste
Titulaire ou contractuel
Temps plein
Amplitude horaire du service : 8 H 00 – 17 H 36 - Horaire des équipes : 08 H 00 – 15 H 36 - 10 H 00
Service Central des Dossiers Médicaux
Missions du service :Le service des archives a pour but de mettre à disposition les dossiers médicaux aux services concernés tout en respectant les procédures de traçabilité. Le service est également composé d’une cellule de numérisation qui procède à la transformation des données papiers sous format numérique.En moyenne, 2210 dossiers sont traités par jour aux archives, soit 123 dossiers par agent.
Le service est composé de 18 agents avec deux équipes en horaires décalés :- Equipe 1 : consultants : 08 H 00 – 15 H 30 : chargée de la recherche et de la traçabilité des dossiers médicaux mis à la disposition des services de soins- Equipe 2 : classeurs : 10 H 00 – 17 H 30 : chargée de la traçabilité des retours, des créations et du classement des dossiers médicaux.- Equipe 3 : numérisation : 08 H 00 – 17 H 30 : chargée de la numérisation avec importation des documents médicaux dans Orbis.Poly-compétence du personnel qui peut intervenir sur les trois équipes.L’ensemble des dossiers médicaux sont répartis sur plusieurs secteurs d’archivage : bâtiment Laennec, Clinique Robert Debré, Bâtiment Hamburger.
Missions générales Mettre à disposition les dossiers médicaux en respectant les procédures de traitement mises en place Classer les dossiers médicaux selon le référencement retenu par l’établissement Assurer la traçabilité informatique dans GDM de tous les mouvements de dossiers médicaux selon les procédures définies (création, prêt, retour, externalisation, transfert…) Construire des requêtes informatiques à partir du logiciel métier Commander les dossiers externalisés et en assurer la traçabilité et le suivi en respectant la procédure et l’organisation mises en place Acheminer les chariots de dossiers médicaux au point de livraison en consultation et récupérer les chariots de dossiers à réintégrer selon l’organisation définie
- Classer, scanner et/ou archiver les documents de traçabilité Assurer l’accueil et la permanence téléphonique Assurer la bonne tenue des magasins d’archives (réfection et indexation des pochettes, conditionnement en rayonnage) Réaliser des inventaires hebdomadaire, mensuel et annuel de l’existant et en assurer les corrections nécessaires Assurer le déploiement des fonds d’archives selon les nécessités de gestion des différents lieux de stockage, en respectant les organisations mises en place Assurer l’élimination des archives selon les consignes et les organisations mises en place par le cadre Accompagner les nouveaux personnels, sous le contrôle du cadre Participer éventuellement à des groupes de travail pour l’amélioration continue de la qualité du Service Central des Dossiers Médicaux Réceptionner et trier des dossiers médicaux afin de numériser des documents dans Orbis en suivant les procédures : circuits, référentiel, charte de nommage et traçabilité Réceptionner des documents médicaux des services de soins sur une adresse mail afin d’alimenter le dossier informatisé Orbis selon les procédures de recherche et de contrôles des documents à insérer Assurer la traçabilité informatique dans ORBIS et GDM des dossiers numérisés Alimenter et veiller à la bonne tenue du dossier informatisé Orbis Respecter les règles d’identito-vigilance et signaler les incidents à la cellule d’identito-vigilance selon la procédure mise en place Respecter les règles d’élimination règlementaire des documents médicaux papier numérisés selon la procédure définie
Identifier le parcours patient et du dossier papier et numérique Assimiler, comprendre et maitriser des procédures de travail : circuits patients, circuits et gestion des dossiers médicaux papier et de la numérisation, règles d'identito-vigilance Utiliser une procédure, un code, un langage spécifique à son domaine Identifier, analyser et évaluer à distance les situations d'urgence et adapter son comportement et sa pratique professionnelle à des situations critiques pour répondre aux nécessités médicales Evaluer une charge de travail Analyser et restituer des informations au regard de son métier, en respectant le secret professionnel Utiliser et maitriser les outils bureautiques : Outlook, Word, Excel Utiliser et maitriser les logiciels métier : Orbis, GDMAPHP C. U. P Utiliser et maitriser du matériel informatique : scan, multifonction Organiser et classer des données, des informations et des documents papiers et numériques Identifier une panne, le défaut d'un matériel ou d'un système spécifique à son domaine d'activité, et définir les actions Manipuler des charges Transférer un savoir-faire et une pratique professionnelleConnaitre l'environnement hospitalier. Maitriser l'outil informatique Travailler en équipe Adaptabilité, mobilité et disponibilité Rigueur et responsabilité Sens de l'organisation Sens du service et de la relation
France, Ile-de-France, Paris (75)
Paris 15
Hôpital Necker- Enfants malades - Paris 14 (GHU Centre)