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Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Secrétaire de Rééducation / Diététique F/H
CDD
Le Département Parcours de soins et activités transversales (Département 3) est constitué de :
- 1 plateforme d’admission médicalisée
- 3 secteurs de coordination (Nord-Est, Nord-Ouest et Sud)
- 1 unité de soins de nuit
- 1 service de rééducation réadaptation
- 1 service de diététique
- 1 service social
- 1 équipe de psychologues
Les services de rééducation et diététique sont localisés sur le site de l’hôpital Pitié Salpêtrière 75013 Paris
L’équipe de diététique est composée de 8 diététiciens (7,2 ETP) et de 2 secrétaires (1,5 ETP) et d’un cadre diététicien (en cours de recrutement).
Le service diététique assure l’évaluation, la prise en charge et le suivi nutritionnel des patients d’HAD sur les secteurs Adulte, pédiatrique et obstétrique.
Le service est ouvert de 8h30 à 16h00 (fermeture : samedi, dimanche et jours fériés).
Le service rééducation est situé sur le site de l’hôpital Pitié Salpêtrière 75013 Paris.
L'équipe de rééducation est composée de 6 ergothérapeutes, 3 (2,7ETP) kinésithérapeutes, 3,5 (3,3 ETP) secrétaires et un cadre de rééducation.
Le service de rééducation, sous la responsabilité du cadre de rééducation assure la délégation de soins de rééducation à des prestataires libéraux (750 masseurs kinésithérapeutes et 60 orthophonistes env.).
Le service est ouvert de 8h10 à 17h00 (fermeture : samedi, dimanche et jours fériés).
Particularités de la fonction: Polyvalence entre 2 servicesMissions permanentes sur les deux secteurs: - Assurer un accueil téléphonique de qualité- Gérer et réguler les appels téléphoniques, les mails, les fax- Traiter les courriers courants- Classer et archiver les documents administratifs- Gérer le matériel de bureau et les documents nécessaires au fonctionnement du service rééducation (référent)- Gérer le suivi de la maintenance des véhicules : relevés Km, bons d’essence, interventions SMS, (référent)- Gérer les demandes collectives : tickets restaurant, … (référent)- Travailler en bonne collaboration avec les unités de soins et les coordinations- Participer aux projets du service rééducation et de l’HAD APHP- Contribuer à la promotion de l’HAD APHPMissions spécifiques secteur rééducation : - Assurer un accueil téléphonique de qualité- Assurer la recherche et la fidélisation des rééducateurs libéraux (kinésithérapeutes et orthophonistes) pour répondre aux prescriptions médicales de rééducation, tracer dans PECHAD- Transmettre les alertes de rééducation réadaptation aux rééducateurs HAD en lien avec les kinésithérapeutes de liaison et le cadre de rééducation- Savoir alerter et transmettre les informations aux kinésithérapeutes de liaison, ou au cadre de rééducation - Traiter les bons de commande (sous validation du cadre) à envoyer aux prestataires libéraux - Effectuer sans délai la validation des feuilles de soins permettant le règlement des actes des rééducateurs libéraux en lien avec les services économiques de l’HAD- Assurer le suivi et l’apurement des bons de commande des actes de kinésithérapie et d’orthophonie- Contribuer à la promotion de l’HAD APHP- Missions spécifiques secteur diététique : - Assurer le recueil et le suivi des alertes diététiques de préadmission selon les procédures en vigueur - Gérer la préparation des dossiers pour la permanence diététique selon les procédures en vigueur- Réceptionner et traiter le mouvement (entrée et sortie) des patients selon les procédures en vigueur- Assurer le recueil et le suivi des demandes de prise en charge diététique en provenance des US (info urgentes/ mail ou téléphone)- Assurer la traçabilité et le classement des dossiers diététiques (tableaux / excel)- Contrôler et transmettre les demandes de livraisons diététiques du lendemain (avec secrétaire du magasin).- Transmettre les informations sur les ruptures de produits en lien avec le magasin - Aider à la saisie des dotations diététiquesParticularités de la fonction :- Travail en équipe - Polyvalence pour assurer les remplacements des collègues- Formations adaptées
SAVOIR FAIRE REQUISRespect de la confidentialité et du secret professionnelSens de l'organisationEsprit de synthèse et discernementEsprit d'équipe, disponibilité et mobilitéRespect des procédures et de la hiérarchieSavoir rendre compte à sa hiérarchiePRE-REQUISConnaissances bureautiques indispensables : WORD / EXCEL / OUTLOOKConnaissance de l'HAD et des logiciels HAD : PECHADConnaissance de l'APHP et des logiciels APHP appréciée : SAP / ORBISBonne maitrise de la réponse téléphonique
Amplitude horaire en 7h30 sur la plage horaire 8h30- 16h00
France, Ile-de-France, Paris (75)
Paris 13
Hospitalisation à domicile (HAD)
Service rééducation/diététique situé sur l'hôpital de la Pitié Salpétrière