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Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Secrétaire F/H
Titulaire ou CDI
A partir de 2 175 € bruts mensuels (selon expérience et grilles AP-HP)
Oui
POLEDirection des Ressources Siège. (DRS)Centre de Formation et de Développement des Compétences AP-HP. (CFDC)STRUCTUREIFSI - IFAS Saint-LouisIFSI : promotions de 125 étudiants1 IFAS : promotion de 40 élèves aides-soignants.Durée de la formation : IFSI : 36 mois - IFAS : 12 mois.
COMPOSITION DE L’EQUIPE1 directrice des soins, Equipe pédagogique : 17 formateurs dont 1 coordonnateur pédagogique et coordonnateur des stages et 1 adjoint du directeur.Equipe administrative: 3 secrétaires pédagogiques et 1 intendant.
LIAISONSHiérarchiques:- Directrice des soins, directrice des instituts.- Adjoint de la Directrice.Fonctionnelles :- Adjoint, coordonnateurs pédagogique/stages .- Formateurs, secrétaires IFSI IFAS, un Intendant, service des concours AP-HP, CFDC, Siège, ARS, DRIETTS, Université Paris Cité ,Cadres de santé des services partenaires de stage, Réseaux de professionnels hospitaliers et pédagogiques – Intervenants occasionnels – Equipes logistiques Siège et Site hospitalier – Responsables de formation – Service Informatique- Organismes financeurs de la formation.
Mission principale : Secrétariat pédagogique gestionnaire de scolarité :Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants, participer à la préparation des instances et en assurer les comptes rendus ; participer à la préparation des commissions d’attribution de crédits ; suivre les conventions de stages…
Missions spécifiques :- Accueil physique des intervenants, et des RDV de la Direction / équipe IFSI IFAS- Gestion du courrier de l’institut (réception, tri, transmission, rédaction, suivi)- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et mails,- Traitement et mise en forme de documents administratifs et pédagogiques,- Organisation et suivi administratif des sélections : pour les filières IDE et AS- Préparation des rentrées scolaires administratives- Suivi des stagiaires : gestion des conventions extérieures, documents de stage- Suivi du dossier scolaire et administratif par étudiant/élève (environ 130 dossiers), dont le suivi des apprenants avec des financements spécifiques - Saisie et édition des notes pour les passages de semestres et diplomations- Gestion administrative de la diplomation par filière (dossiers par apprenant et transmission des informations aux tutelles)- Transmission et suivi des statistiques/ dossiers règlementaires de l’activité des instituts aux différents demandeurs ARS, Région, AP-HP, CFDC, Université (sélection, diplomation, évolution des effectifs, agrément)- Documentation des enquêtes ministérielles, régionales, institutionnelles,- Gestion documentaire : selon la procédure archivage- Reprographie de documents,- Classement et archivage des documents,- Instances : contribution à l’organisation selon le cadre règlementaire par l’envoi et le reprographie des documents aux membres, mise en forme et diffusion documents préparatoires et diffusion du compte-rendu.
SAVOIR FAIRE REQUIS- Qualités rédactionnelles requises.- Autonomie.- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).- Maîtrise parfaite des outils de communication (Intranet/Internet).- Gestion des appels et des demandes téléphoniques.- Excellentes capacités relationnelles (travail en équipe, initiative d'entraide )- Distance relationnelle avec les étudiants et élèves.- Capacités organisationnelles (organisation des tâches, classement et archivage…).- Curiosité et perspectives professionnelles.- Loyauté, discrétionCONNAISSANCES ASSOCIEES- Connaissance des logiciels informatiques spécifiques aux centres de formation : Concours et SAP CAMPUS PRE-REQUIS- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), de communication (Intranet et Internet).- Maîtrise Excel dans la gestion numérique et la réalisation graphique des résultats.- Aisance rédactionnelle et maitrise de la mise en forme de documents.
Amplitude de 9:00 à 16:36 (38h/semaine)
- Possibilité de télétravail si le poste le permet- Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté à chaque nouvel arrivant en fonction de son profil- Un centre formation et de développement des compétences interne pour les formations management, les renforcement Métiers…- 15 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés- Une salle de bien-être et des animations sur le site de Saint Antoine- Une offre de sorties culturelles, de voyages, de centres de vacances (AGOSPAP), des réductions et des bons plans (HOPTISOINS)- Pour les enfants, crèches internes, voyages culturels, séjours linguistiques et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
France, Ile-de-France, Paris (75)
Paris 10
Centre de la formation et du développement des compétences (CFDC)
IFSI Saint-Louis