Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares.
Date de parution
17/05/2024
Description du poste
Intitulé du poste
AMA- SAMU de Paris/SMUR Necker F/H
Métier
Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale - Secrétaire médical
Type d'emploi
Titulaire ou contractuel
Quotité de temps de travail
Temps plein
Horaires de travail
09h30/17h06
Présentation du service
Département médico-universitaire (DMU) Urgences-Réanimations
Activités : Urgences-Réanimations-Psychiatrie
SAMU de Paris/SMUR Necker
Activités liées au secrétariat du Pr VIVIEN :
· Gestion de l’agenda électronique, des mails et des appels téléphoniques
· Organisation des réunions et déplacements
· Dactylographie des courriers, rapports, documentation, fascicules …
· Recherche d’informations et classement
Vos missions
Missions spécifiques
· Réalisation du tableau de synthèse des gardes des externes du SMUR Adultes et du SMUR Pédiatrique d’après le tableau de service pour transmission au bureau du personnel médical de Necker
· Recueil et Saisie de l’activité mensuelle des internes du stage sur logiciel institutionnel Chronos
· Recueil et saisie de l’activité mensuelle des médecins du SAMU/SMUR pédiatrique sur le logiciel institutionnel Chronos
· Recueil et saisie de l’activité mensuelle des médecins du SAMU/SMUR adulte sur le logiciel institutionnel Chronos (en collaboration avec V. FOUQUET)
· Ces missions se font sous la responsabilité du Pr VIVIEN, du Dr FOGEL et du Dr DAGRON, elles doivent être réalisées dans le respect des délais pour le calendrier des payes.
· Saisie et mise à jour du planning prévisionnel de présence et de garde des étudiants hospitaliers du stage, des étudiants hospitaliers de garde et des internes, dans le fichier commun secrétariat.
· Etablir/mettre à jour les listes de coordonnées des étudiants et internes pour le cahier de régulation
· Organiser l’accueil des stagiaires de DIU et CMU (renseignements, planning, conventions, fiches d’évaluations)
· Réceptionner et soumettre les demandes de stages des médecins, internes Inter CHU, étudiants hospitalier, personnels paramédicaux (France et Etranger). Gestion et suivi des conventions des stagiaires, élaboration des plannings de stage.
· Préparation et suivi des ordres de mission dans le cadre des projets de recherche européens
· Finalisation des plannings des enseignements gérés par le Pr VIVIEN en fonction des disponibilités des enseignants (CMU – DIU )
· Mise à jour de la base de données d’activité du SMUR Pédiatrique, élaboration des statistiques
· Mise à jour du fichier numérisé des transports pédiatriques (DRM + Fiche de transport)
· Elaboration et mise à jour des documents de travail du SMUR Pédiatrique (livret accueil externes, Pense pas bête…)
· Participation aux réunions d’équipes, prise de notes, compte-rendu
· Recherches de dossiers de régulation, dossiers SMUR, CR hospitaliers pour les protocoles et enquêtes flash (logiciel CARMEN)
· Gérer le planning de réservations des salles du service, effectuer des réservations de salle en dehors du service
· Etablir le planning de gestion du courrier du service pour les secrétaires
· Gérer l’envoi, la réception/tri/distribution/ouverture du courrier du SAMU en alternance avec les autres collègues secrétaires et gestionnaires
Profil recherché
• Assurer le remplacement du secrétariat du Pr ADNET, Chef de Service (Binôme Mme Valérie Fouquet)
• Veille de la boîte mail secrétariat général
• Réponse aux appels de la ligne secrétariat
• Recherches pour les réquisitions judiciaires
• Recherche des dossiers de régulation et des dossiers médicaux SAMU/SMUR (logiciel CARMEN)
• Recherche des bandes d'appel au SAMU centre 15 (réquisitions)
• Etablissement de certificats et attestations (patients, ambulances, …)
• Tri et classement des dossiers médicaux SMUR, fiches protocoles…
PRE-REQUIS
Discrétion et sens de la confidentialité indispensable
Sens du discernement et des priorités
Sens aigu de l'accueil, de la communication et de la relation d'aide
Expérience et maitrise du secrétariat en milieu hospitalier
Autonomie de travail
QUALITES ET COMPETENCES
Maîtriser les techniques du Secrétariat
Connaître la législation liée aux dossiers médicaux
Connaître l'organisation et le fonctionnement du SAMU-SMUR
Utiliser les outils bureautiques et les applications spécialisées
Connaitre l'hôpital (organisation, fonctionnement)
Connaître les spécificités des activités du SAMU - SMUR
Connaître les méthodes de classement et d'archivage
DIPLOMES ET OUTILS
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de Direction (niveau III)
Secrétariat et gestion administrative
Concours de secrétaire médicale validé par l'APHP
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, ORBIS, Gilda
Critères candidat
Corps et/ou grade cible
Assistant médico-administratif
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 15
Hôpital et/ou site
Hôpital Necker- Enfants malades - Paris 14 (GHU Centre)
Service d'affectation
SAMU de Paris/SMUR Necker