·   2 archivistes responsables de l’externalisation des dossiers médicaux, effectuant un contrôle de cohérence afin d’assurer la mise en conteneurs de lots homogènes, la réalisation des inventaires sous format Excel. Nécessité d’assurer la production de 50 conteneurs de dossiers tous les 15 jours selon un planning semestriel établi avec le prestataire PROAS. Transmission des inventaires au prestataire et contrôle des enlèvements.

·   5 archivistes polyvalents

·   1 Adjointe à la Coordonnatrice des Archives du GH située à JEAN VERDIER

·   1 Coordonnatrice des Archives GH responsable du service des Archives Médicales d’AVICENNE.

 Enregistrer les nouveaux dossiers dans la base de gestion informatique (GDM).

·          Procéder à l’indexation numérique des dossiers et au rangement de ceux-ci sur les rayonnages.

·          Contrôler avec l’application ORBIS la venue des patients afin de réactualiser si besoin les pochettes des dossiers.

·          De 14 h à 15 h, procéder à l’inventaire contradictoire des nouveaux dossiers transmis en archivage.

·          Vérifier que les pochettes transmises ne comportent pas des éléments qui ne doivent pas s’y trouver : pochette de sortie des patients, effets personnels des patients, dossier médical d’un autre établissement, radiographie de ville.

·          Vérifier immédiatement la concordance entre la liste des dossiers commandés et la liste des dossiers réceptionnés.

·          Procéder à l’enregistrement des retours de dossiers sur l’application GDM, ajouter l’imprimé jaune destiné aux services de soins, prévenir les services de l’arrivée de leurs dossiers en utilisant le télécopieur.

·          Si un ou des dossiers n’ont pas été livrés, prévenir le prestataire à partir de 14 h via la messagerie électronique et une copie au cadre des archives.

·          Après contrôle des bordereaux les remettre au cadre.

·          Réceptionner entre 14 h et 15 h (depuis juillet 2019) des documents médicaux qui ne peuvent être numérisés sur ORBIS afin de les intégrer dans des dossiers déjà existants aux archives.

           Repérer, afin de ne pas les accepter, pour intégration dans les dossiers, des documents imprimés depuis ORBIS.

·          Enregistrer informatiquement les prêts et les transferts de dossiers médicaux.

·          Sortir les dossiers puis les déposer dans les chariots de livraison ou dans les cases à l’accueil (selon les secteurs concernés).

·          Préparer les dossiers pour la salle de lecture (pour l’AMA de l’unité d’Hémovigilance) ou pour les médecins venant consulter des dossiers aux archives.

·          Protéger les dossiers médicaux de toute dégradation en veillant à la bonne tenue des pochettes et au rangement des rayonnages.

·          Maintenir la prestation lors des absences des autres collègues (RTT, vacances, etc.)

·          Extraire des rayonnages les dossiers non mouvementés depuis 4 à 5 ans et décaler les autres dossiers afin que les étagères soient occupées de façon homogène et si besoin déménager les dossiers vers le local Charcot.

·          Assurer les transports quotidiens des dossiers entre les différents lieux de stockage de Larrey ou Charcot.

Livrer les dossiers médicaux des patients venant en consultations externes 5 jours/7, entre 8 h 35 et 9 h 15 dans les 4 secteurs de consultations suivants :

·          Consultations d’Hépatologie Larrey A0

·          Consultations de Gynécologie Larrey A0,

·          Consultations de Gastro-Entérologie Larrey A0

·          Polyclinique Médicale CHARCOT H0 pair

·          Polyclinique Chirurgicale

- Restauration d'entreprise 

- Remboursement titre de transport 75%