Les Affaires Générales sont composées de la sécurité anti-malveillance, du service central des dossiers médicaux et de l’accueil standard.

La sécurité anti-malveillance est un secteur stratégique de l’hôpital tenu à une obligation de continuité de service (7J /7 et 24H/24) avec des missions de prévention et d’intervention. 

Le standard est un service mutualisé Saint Louis – Lariboisière Fernand Widal – Robert Debré.

Le service central des dossiers médicaux assure la conservation des dossiers patients de l’hôpital.

 
COMPOSITION DE L’EQUIPE

La Direction de site est composée de la directrice d’établissement, de deux directeurs des opérations et projets, d’un responsable des affaires générales et d’une assistante de direction.

Les affaires générales regroupent :

-          Le service central des dossiers médicaux : 15 agents et une responsable

-          L’accueil – standard : 21 agents et 1 responsable

-          La sécurité : 1 responsable sécurité anti-malveillance et 1 adjoint. Concernant les agents de la société de gardiennage (vacations de 12H), en semaine : 8 agents de jours / 5 agents de nuits, les WE et jours fériés : 7 agents de jour et 5 agents de nuit.

LIAISONS

HIERARCHIQUE DIRECT

- Directrice du site

- Directeur des Affaires générales

- Responsable sécurité et son adjoint.

 FONCTIONNELLES

En interne, les personnels, l’assistante de direction de site.

En externe, les usagers, les services de police.

Missions Générales:
- Seconder le responsable sécurité et son adjoint dans les tâches administratives afférentes à leurs missions de sécurité ;

- Assur

- Assurer le secrétariat de direction de site en l’absence de l’assistante de Direction et la seconder ponctuellement le cas échéant.

Missions Permanentes :

Sécurité Anti-malveillance

-          Gestion des cartes professionnelles (création, remplacement)

-          Gestion des cartes d’accès aux locaux (permanentes et temporaires)

-          Interlocuteur de la société prestataire et suivi des plannings des agents titulaires

-          Gestion du stationnement (surface et souterrain) : autorisations temporaires et permanentes

-          Suivi des Osiris 

-          Suivi des ONVS

Direction de Site et Affaires Générales

-          Secrétariat de la Direction de site et des Affaires Générales : 

·         Gestion des parapheurs en l’absence de l’assistante de direction (TL)

·         Lors des congés ou arrêts éventuels de l’assistante de direction : accueil, prise d’appel, organisation de l’agenda des directeurs, gestion des courriers, gestion des parapheurs.

·         Organisation d’évènements (extérieur, intérieur) en coordination avec la direction de la communication

·         Mise à jour de l’annuaire de l’hôpital

·         Suivi des gardes administratives de la direction de site

Missions ponctuelles

-          Liaison avec les autorités

-          Suivi des fugues et disparitions inquiétantes (En lien avec le Siège)

-          Gestion des objets trouvés

Particularités du poste :

Déplacements réguliers dans l’enceinte de l’hôpital

Risques psycho-sociaux

Savoir créer une relation d’écoute permettant de canaliser, au besoin, l’agressivité de l’interlocuteur. 

er le secrétariat des Affaires Générales ;

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