Informations générales
Entité de rattachement du publieur
AP-HP. Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis est l'un des 6 GHU AP-HP. Référent sur son territoire, il offre une prise en charge de qualité dans toutes les spécialités médicales et chirurgicales. Composé de 3 hôpitaux universitaires, il a de grands projets innovants comme la construction d'un nouveau pavillon femmes-enfants en 2025 et du nouvel hôpital Jean-Verdier en 2027.
A la pointe dans plusieurs spécialités, le groupe a vécu trois « Premières mondiales » en deux ans et propose un équipement dernière génération. Il remplit ses trois missions de soins de proximité et de recours, d'enseignement et de recherche, lié à l'université Sorbonne Paris Nord.
La communauté hospitalière est très unie, riche de sa diversité, forte d'un territoire d'avenir en plein développement et en pleine mutation. Ce qui renforce l'intérêt des missions pour tous les professionnels. L'égalité d'accès aux soins, la recherche et l'innovation, l'envie de construire demain sont autant de préoccupations qui animent toutes les équipes au quotidien.
Date de parution
11/10/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistant de direction de la direction des opérations F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Télétravail
Non
Présentation du service
Les Hôpitaux Universitaires de Paris-Seine-Saint-Denis sont constitués des Hôpitaux Avicenne (Bobigny), Jean Verdier (Bondy) et René Muret (Sevran).
Les missions de la direction des opérations consistent dans le pilotage des projets transversaux ayant un impact sur la performance du groupe hospitalier. A ce titre le directeur des opérations analyse les organisations et propose des évolutions ou des outils dont les objectifs sont d’optimiser les processus de soins.
Des déplacements ponctuels sur les sites René Muret ou Jean Verdier sont possibles.
Vos missions
L’assistant de direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Missions quotidiennes
Gestion des agendas et organisations des réunions
Optimisation des agendas
Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
Accueil physique des usagers et personnels
Prise de notes
Saisie et mise en forme de documents
Tri du courrier
Classement
Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la direction ( PFE, NJVR…)
Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
Réaliser l’interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques, etc.)
Mettre à jour semestriellement l’annuaire des partenaires.
Missions Ponctuelles :
· Remplacement des secrétaires des autres directions afin d’assurer la continuité de service si nécessaire
· Liaison avec les équipes Accueil – Standard – Bureaux des rendez-vous ou Archives en cas d’absence de l’encadrement de proximité.
Profil recherché
Conditions d'emploi :
Fonctionnaires titulaires, catégories B et C
Contractuels de droit public
Qualités requises
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité d'anticipation
• Capacité d'adaptation
• Disponibilité
• Respect de la confidentialité
• Esprit d'initiative
Prérequis souhaités :
• Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique (WORD, EXEL, POWER POINT, OULOOK, Internet et intranet, etc.)
• Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière
• Une expérience de travail en équipe de secrétariat et pluridisciplinaire est souhaitée
• Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
-Restauration d'entreprise
-Remboursement du titre de transport
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93)
Ville
Bobigny
Hôpital et/ou site
Hôpital Avicenne - Bobigny 93 (GHU PSSD)
Service d'affectation
Direction des opérations, des parcours patients et des relations villes-hôpital