Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales.
Date de parution
06/09/2024
Description du poste
Métier
Qualité et gestion des risques - Qualité et Gestion des risques
Intitulé du poste
Assistant de direction - qualité / gestion des risques F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Présentation du service
La Direction Qualité – Gestion des Risques – Expérience Patients est composée :
• D’une directrice
• D’une coordonnatrice médicale de la Gestion des Risques Associés aux Soins (CGRAS)
• De deux adjointes à la directrice :
o 1 ingénieur responsable des secteurs qualité, gestion des risques et radioprotection
o 1 cadre responsable du département Expérience patients
• De cinq coordinatrices qualité et gestion des risques
• De trois chargées des relations avec les usagers (CRUA) et de deux assistantes
• De deux PCR et deux physiciens médicaux
• D’un cadre supérieur et d’un cadre du service social hospitalier, et des équipes d’assistants sociaux par site
Les missions principales de la Direction recouvrent :
• L’animation et le suivi de la démarche d’amélioration de la qualité et de gestion des risques
• L’accompagnement des équipes dans leurs démarches d’amélioration de la qualité et de gestion des risques
• Le développement d’une culture de l’évaluation
• La conduite d’une politique d’amélioration de l’expérience patients (droit des patients, satisfaction patients, animation des
commissions des usagers, relations avec les usagers et leurs représentants, relation avec les associations)
• L’animation de l’unité de radioprotection
• L’animation de l’équipe du service social des patients
Vos missions
L’assistant de la direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au
fonctionnement de la direction.
• Missions principales :
o Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction
o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
o Accueil physique des usagers et du personnel
o Gestion des agendas et organisation des réunions
o Prise de notes, comptes-rendus
o Saisie et mise en forme de documents
o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
o Tri du courrier
o Classement
o Commandes de fournitures (logiciel NSI)
o Plan d’équipement
• Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité
• Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction
• Appui à l’organisation de la visite de certification du GHU
• Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie,
diffusion, prise de note)
• Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)
Missions ponctuelles
• Remplacement des secrétaires des autres directions afin d’assurer la continuité de service si nécessaire
• Appui ponctuel à la Direction de la communication
Profil recherché
COMPETENCES
Savoir-faire requis :
• Utiliser les outils bureautiques
• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
• Savoir accueillir les usagers, professionnels…
• Renseigner les interlocuteurs
• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
• Préparer et organiser des réunions
• Travailler en équipe
• Organiser et prioriser les activités de secrétariat
• Traiter l’information (collecter, mettre à jour) et définir un plan de classement
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes…)
• Organiser les plannings
• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Rédiger des documents internes et les proposer au Directeur pour validation
• Organiser des déplacements professionnels conformément aux procédures internes
Connaissances associées
• Outils bureautiques et normes rédactionnelles
• Gestions administratives
• Méthodes de classement et d’archivage
• Modalités d’accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Utilisation d’outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques)
Qualités requises
• Sens de l’organisation, rigueur
• Capacités relationnelles et de communication
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité d’anticipation
• Capacité d’adaptation
• Disponibilité
• Respect de la confidentialité
• Esprit d’initiative
Prérequis souhaités
• Bonne connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet)
• Connaissance de l’organisation et de la gestion hospitalière
• Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée
• Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée
Gaïa Gans, Directrice Qualité, Gestion des Risques et Expériences Patient : gaia.gans@aphp.fr
Merci de mettre en copie l’assistante de la Direction, Priscillia Boé : priscillia.boe@aphp.fr
Horaires de travail
8H30 et 18H00
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Remboursement titre de transport 75%
Restauration d'entreprise
Crèche
Salle de sport dedié au personnel
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93)
Ville
Bobigny
Hôpital et/ou site
Hôpital Avicenne - Bobigny 93 (GHU PSSD)