Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?
Venez nous rejoindre !
Date de parution
25/10/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistant de formation F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
A partir de 2240€ Brut mensuel
Télétravail
Oui
Présentation du service
STRUCTURE DE FORMATION INITIALE ET SPECIALISEE
Les Instituts de Formation Paramédicaux sont situés dans le 12ème arrondissement de Paris sur le site du Campus Picpus à proximité de l’Hôpital Rothschild et à 6 minutes à pied de l’Hôpital Trousseau. Le Campus dispose de nombreuses salles de cours et d’un amphithéâtre avec un équipement informatique et audiovisuel récent. La structure de formation délivre la formation initiale en soins généraux (IFSI-IFAS) et de spécialités (IFP-IFAP). Un Centre de Documentation (CDI) situé au RDC est mis à disposition des étudiants, des élèves et des personnels. Les étudiants, élèves et stagiaires paramédicaux bénéficient d’une plateforme de simulation en santé bi-site (relevant d’un partenariat entre le Campus Picpus et l’Hôpital Trousseau). L’IFSI IFAS et l’Ecole de Puériculture sont certifiés selon la norme AFNOR ISO 9001 depuis 2019 et Qualiopi depuis décembre 2020. La structure est agréée pour les quotas de 161 ESI, 50 EAS, 50 EIP, 50 EAP. Le partenariat universitaire de l’IFSI est organisé avec l’UFR de Santé Sorbonne Université sous la forme d’un Département Universitaire en Sciences Infirmières (DUSI).
Vos missions
L’Assistant de Formation en charge de la gestion des stages paramédicaux est placé sous la supervision du Cadre Supérieur de Santé, Responsable de la coordination générale des stages et des partenariats cliniques pour l’ensemble des instituts de formation. L’Assistant de Formation réalise l’ensemble des opérations liées à la mise en stage des étudiants en santé (ESI, EAS, EP et EAP) dans le respect des orientations pédagogiques, des instructions réglementaires et des référentiels de formation.
MISSIONS SPECIFIQUES
Assurer l’accueil physique et la communication écrite, téléphonique et électronique
- Assurer la qualité de l’accueil des étudiants en santé et des partenaires
- Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs, trier les appels téléphoniques, traiter les demandes électroniques
- Produire des courriers administratifs et traitement de texte dans le respect de la charte graphique institutionnelle
Assurer le secrétariat en amont et en aval de la mise en stage
- Production des comptes-rendus et des procès-verbaux lors de réunion
- Gestion, rédaction, classement et archivage administratif des conventions de stage
- Gestion, suivi et archivage des attestations d’assurance relatives aux risques professionnels notamment en stage intra et extra hospitalier
- Gestion, planification, suivi comptable des indemnités de stage
- Gestion, planification, suivi comptable du remboursement des frais de transport
- Gestion, planification, suivi, classement des formulaires d’évaluation en stage
- Gestion et suivi des couvertures vaccinales obligatoires des étudiants
- Diffusion et affichage des affectations en stage après validation de la direction via les supports de communication disponibles
- Participation à la gestion des dossiers pédagogiques individuels
- Contrôle des répartitions individuelles de stages et le suivi volumétrique par typologie de stage
- Participation au suivi des résultats des étudiants et élèves en stage, suivi des stages de rattrapage et complémentaires
- Participation à la gestion des stages internationaux et européens (ERASMUS+)
- Participation à la gestion des stages des étudiants à diplômes étrangers (Article 09 – A 31/07/2009)
- Participation à la mise en stage des étudiants lors des mobilisations en situation de crise sanitaire
- Communication et transmission de documents auprès de l’organisme gestionnaire CFDC et de la direction générale APHP
- Veille documentaire et réglementaire
- Gestion documentaire performante pour les activités administratives des stages (traçabilité)
- Evaluation du dispositif de gestion administratif des stages et mettre en place des mesures de réajustement adaptées et structurées
- Participation au processus d’évaluation des pratiques professionnelles sur les techniques administratives
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS.
Maitriser les outils bureautiques standardisés (WORD / P.POINT / EXCEL)
Maitriser les outils bureautiques spécifiques (tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP Campus, HR Acess 9, FORMEIS…).
Effectuer un reporting structuré, synthétique et régulier au CSS responsable de la gestion des stages et si besoin à l’équipe de direction.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant la confidentialité et le secret professionnel
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome tout en respectant la charte graphique et les entêtes de la structure
Organiser, prioriser et hiérarchiser les activités de secrétariat de stages selon le contexte et la situation
Définir un plan de classement et d’archivage propice à la recherche immédiate de documents
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau interprofessionnel
S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue de la qualité
CONNAISSANCES ASSOCIÉES.
Connaissance générale des domaines de la formation initiale
Connaissance des spécificités des mises en stage au regard des différentes filières de formation
Organisation et fonctionnement de l’institut dans son environnement et son réseau
QUALITÉS PROFESSIONNELLES.
Maitrise de la communication orale et écrite, interpersonnelle et interprofessionnelle
Aptitude à harmoniser ses pratiques dans un cadre réglementaire et législatif
Capacité relationnelle, d’empathie, d’écoute et de travail en équipe ou en réseau
Rigueur, assiduité, ponctualité, discrétion, sociabilité, dynamisme, réactivité, pondération, bienveillance
Adaptabilité, disponibilité, polyvalence, initiative, créativité, innovation, responsabilisation, autonomie
Sens du travail en équipe, partage des valeurs communes, mutualisation et harmonisation des pratiques
Sens de l’organisation et des méthodes de travail, capacité de production écrite et de synthèse
Sens de la planification et de la coordination, sens de la hiérarchisation et de la priorisation
Régulation, modération, concertation, négociation
Gestion de plusieurs activités en même temps en tenant compte des contraintes et des obligations, respect des échéances
Capacité à gérer ses émotions et se distancier des situations sensibles ou critiques
Respect des règles de déontologie professionnelle et du règlement intérieur de la structure
Positionnement en force de propositions et d’amélioration continue des systèmes
Réalisation d’outils de suivi et de tableaux de bord en lien avec les missions investies
Mesure des objectifs à atteindre en termes de performance, d’efficacité, de qualité et de sécurité
Auto-évaluation et capacité à remettre en question ses pratiques pour réajuster à court terme
PRE-REQUIS.
Formation aux techniques administratives fondamentales liées aux activités de secrétariat et à la gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) ou Assistant Médico Administratif
Bonne expression écrite et orale
Horaires de travail
08 h 30 à 17 h 30 sur la base d’une plage horaire de travail de 07 heures 30
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté à chaque nouvel arrivant en fonction de son profil ;
Un centre formation et de développement des compétences interne pour les formations management, les renforcement Métiers…
15 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés ;
Une salle de bien-être et des animations sur le site de Saint Antoine ;
Une offre de sorties culturelles, de voyages, de centres de vacances (AGOSPAP), des réductions et des bons plans (HOPTISOINS)
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 12
Hôpital et/ou site
Centre de la formation et du développement des compétences (CFDC)
Service d'affectation
Institut de Formation en Soins Paramédicaux AP-HP du Campus Picpus