Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Date de parution
02/12/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistant(e) de Direction F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Rémunération
2287 à 3055€ brut/mois
Télétravail
Non
Présentation du service
La direction de l’hôtellerie et de la logistique, nouvellement créée par la direction générale de l’AP-HP, agit au niveau central, en lien avec les GHU, les directions fonctionnelles et les services centraux.
En phase de préfiguration, elle définit son fonctionnement, constitue une équipe experte et monte progressivement en compétences pour assurer ses missions :
-Définir la politique logistique et hôtelière de l’AP-HP
-Piloter les plans stratégiques (restauration, approvisionnement, transports, blanchisserie, etc.)
-Apporter expertise et appui sur les projets logistiques aux directions du siège et GHU
-Rédiger un schéma logistique et hôtelier (maintenance, approvisionnement, priorités)
-Contribuer au plan « 10 engagements pour nos patients »
-Appuyer la DRH sur la politique RH/formation logistique et la prévention des risques professionnels
-Élaborer un schéma SI logistique avec la DSN
-Favoriser l’innovation dans les services logistiques
-Piloter le CODIR fédéral DACSEL
-Cette direction joue un rôle clé dans la structuration et l’efficience des activités logistiques et hôtelières de l’institution.
Vos missions
TYPE DE CONTRAT : Titulaire ou CDI
Mission générale : L’assistant(e) de Direction concourt au bon déroulement de la mission de la Direction
Missions détaillées :
1- Assistance de la Directrice :
· Gérer l’agenda de son supérieur hiérarchique, organiser le planning de l’équipe, planifier les rendez-vous et réunions.
· Planifier les rendez-vous, les déplacements et les réunions.
· Gérer les appels téléphoniques et les mails.
· Préparer les dossiers et assurer le suivi des échéances.
· Rédiger des comptes rendus, notes et courriers.
· Coordonner la circulation des informations entre la direction et les autres services de l’AP-HP.
2- Gestion documentaire et organisation :
· Classer et archiver les documents de manière numérique et physique.
· Gérer les outils collaboratifs et assurer leur mise à jour.
· Assurer la logistique des réunions (préparation des salles, outils informatiques, supports, etc.).
3- Communication interne :
· Être l’interlocutrice privilégiée des équipes internes et des partenaires externes.
· Créer des présentations visuelles à la demande de la directrice.
4- Contribution aux projets :
· Participer à l’organisation des projets transversaux de la Direction de l’hôtellerie et de la logistique
· Identifier les points de blocage administratifs et proposer des solutions
Mission spécifique : être le référent RH de la direction de l’hôtellerie et de la logistique. Assurer à ce titre la gestion du temps de l’équipe via gestime, être l’interlocuteur de proximité sur les sujets RH en lien avec le département RH de la direction des ressources du siège et participer aux réunions d’information et aux formation organisées par la DRS.
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.).
• Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (clients, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s'adapter aux différents environnements
• Sens de la communication : pour s'assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l'organisation
• Organisation, gestion des priorités et anticipation : pour pouvoir mener à bien ses missions d'assistanat classiques et intervenir avec facilité sur des dossiers transverses
• Sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction et gagner la confiance de son manager
• Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.
• Compétences en communication interne
SAVOIR FAIRE REQUIS
• Gestion des agendas complexes
• Organisation, planification de réunions et visioconférences
• Appui aux besoins informatiques et notamment installation des salles, agendas en ligne et partagés
• Création de supports visuels et présentation.
• Accueil téléphonique
• Traitement des courriels et courriers signés par la Directrice
• Préparation des dossiers de réunion
• Mise en forme de courriers
CONNAISSANCES ASSOCIEES
• Connaissance de l'organisation de l'AP-HP, de ses missions et de son fonctionnement
• Sensibilisation aux enjeux politiques et stratégiques d'une grande institution publique
• Connaissance des outils de collaboration interne (Teams, Intranet…)
• Connaissance du domaine de la logistique ou logistique hospitalière appréciée
SAVOIR ETRE REQUIS
• Sens de la responsabilité
• Grande discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
• Fortes qualités relationnelles
• Polyvalence
• Réactivité
PRE-REQUIS
Minimum 5 ans d'expérience en Assistanat de Direction (idéalement dans un environnement hiérarchique complexe) et/ou titulaire du Diplôme d'assistante de direction
Excellentes capacités rédactionnelles
Horaires de travail
7h36/j horaires de 9h00 à 17h00.
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Les + AP-HP
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;
15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;
TL possible en fonction de la mission
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 12
Hôpital et/ou site
Siège de l'AP-HP
Service d'affectation
Direction de l’hôtellerie et de la logistique (DHL) de l’AP-HP