Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales.
Date de parution
17/05/2024
Description du poste
Intitulé du poste
Assistante de direction - Direction des Affaires médicales, de la recherche et de la stratégie F/H
Métier
Ressources Humaines - Gestionnaire des ressources humaines
Type d'emploi
Titulaire ou contractuel
Quotité de temps de travail
Temps plein
Horaires de travail
7h30/jour Sur l'amplitude 08h30 – 17h30
Poste à pourvoir
Immédiat
Présentation du service
Le projet d’établissement prévoit trois investissements majeurs : reconversion de l’hôpital Jean Verdier en un hôpital universitaire de proximité essentiellement ambulatoire, transfert des activités lourdes de Jean Verdier à Avicenne et construction d’un bâtiment pour les activités de la Mère, de la femme et de l’enfant et densification des SSR spécialisés (transfert du SSR neurologique, modernisation du plateau de rééducation) à René Muret ainsi que modernisation du SLD et construction d’un EHPAD sur le site.
La Direction des Affaires médicales comprend :
- 1 directrice
- 1 directeur adjoint
- 1 responsable des ressources humaines médicales
- 1 responsable adjointe – gestion administrative et paye
- 5 gestionnaires
Le secrétariat de la direction des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie :
L’assistante de direction des affaires médicales, de la stratégie et de la recherche travaille en binôme avec l’assistante de direction du Groupe hospitalier et du secrétariat général (1).
Le secrétariat de la direction est situé à l’hôpital d’Avicenne (Bobigny).
Vos missions
ACTIVITÉS
Assurer le secrétariat de la directrice des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie, de son adjoint.
Missions générales auprès des directeurs concernés :
- Assistance dans l’ensemble de leurs missions ;
- Gestion des agendas et prises de RDV des directeurs/trices et adjoint(e)s ;
- Gestion des réunions à l’initiative des directeurs/trices et adjoint(e)s concernés, préparation des salles de réunion et gestion du logiciel de réservation de salle ;
- Assurer le secrétariat des commissions spécifiques à la DAM (commission médicale d’établissement notamment) ;
- Suivi des demandes d’intérim médical en lien avec les services de soins et les agences d’intérim ;
- Gestion de la procédure de demande de cumuls d’activité des praticiens (vérification de la complétude des dossiers) ;
- Prise de notes et élaboration de comptes rendus / relevés de décision de réunions ;
- Mise à jour du tableau de suivi des projets (relances avant échéance, alimenter les actualisations du tableau des responsables de projets/d’actions, etc.) ;
- Accueil des rendez-vous ;
- Frappe et mise en forme de document ;
- Saisie, mise en forme et actualisation de l’intranet ;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ;
- Reproduction et diffusion de documents ;
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et préparation des courriers de réponses ;
- Préparation des dossiers ;
- Gestion des stocks de produits et de matériels, des demandes d’interventions techniques et informatiques nécessaires à l’activité ;
Missions ponctuelles:
- Intérim de l’assistante de direction du directeur du groupe hospitalier, de son adjointe et de la secrétaire générale
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire :
Connaissance de l'environnement hospitalier et de l'environnement institutionnel des établissements publics de santé.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes.
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
Utiliser les outils bureautiques / technologie d'information et de communication.
QUALITES REQUISES
Discrétion
Loyauté
Diplomatie
Rigueur, dynamisme, excellent relationnel, communication
Autonomie, organisation du travail
Disponibilité
Capacité à gérer les pics d'activité
Capacité d'adaptation
PRE-REQUIS
Formation Assistant(e) de direction
EXPERIENCE CONSEILLEE
Expérience sur un poste similaire particulièrement appréciée
Formation spécialisée dans le domaine du secrétariat / assistanat de direction requis
PERSONNES À CONTACTER
Envoyer votre CV et lettre de motivation à :
Prénom, Nom : Mme Clarisse BOQUET et M. Nathan JUDAIS
Fonction : Directrice des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie et son adjoint.
Téléphone : Secrétariat de direction : 01 48 95 57 01
Courriel : clarisse.boquet@aphp.fr ; nathan.judais@aphp.fr
Les avantages de l'AP-HP
Description de vos avantages
-Crèche
-Restauration d'entreprise
-Remboursement du titre de transport
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93)
Ville
Bobigny
Hôpital et/ou site
Hôpital Avicenne - Bobigny 93 (GHU PSS)
Service d'affectation
Direction des Affaires Médicales