Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Paris (12è arrondissement), l'hôpital Saint-Antoine est l'un des hôpitaux de référence de l'est parisien. Il propose une diversité de spécialités médicales et chirurgicales de court séjour pour adultes. Il dispose d'un centre de prélèvement d'organes et de tissu et d'une unité « SOS mains ».
Date de parution
17/09/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
ASSISTANTE DE DIRECTION F/H
Type de contrat
CDD
Présentation du service
Présentation de la Direction :
La Direction des Investissements rassemble, au sein des sept sites du GH APHP. Sorbonne Université, les activités relatives aux domaines d’activité : travaux, maintenance, services techniques, sécurité, équipements biomédicaux et mobiliers ainsi que système d’information.
Liaisons hiérarchiques :
- Le Directeur des Investissements en charge de la direction fonctionnelle DISN
Liaisons fonctionnelles :
- Les Directeurs Techniques de site et Directrice Equipements et Maintenance Biomédicale
- L’ensemble des ingénieurs et des acteurs de la DISN
- L’ensemble des acteurs de l’hôpital
Contexte :
Dans le cadre d’un arrêt maladie de plusieurs mois de l’une des 2 assistantes en poste, nous recherchons une assistante en CDD pour aider notre assistante dans la gestion du secrétariat de direction sur le site de St-Antoine
Vos missions
MISSIONS GENERALES :
- Assister dans l’ensemble des missions de secrétariat les Directeurs Techniques et des Ingénieurs définis de leurs équipes
MISSIONS PERMANENTES :
- gérer les agendas
- organiser les réunions
- réaliser de travaux bureautiques (courriers, rapports, notes, comptes rendus, etc..)
- participer et rédiger des comptes
- gérer des dossiers spécifiques
- organiser le classement et l’archivage des dossiers
- gérer le classement du secrétariat de direction
Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive) :
- s’assurer de la continuité du secrétariat de la Direction en gérant l’agenda de plusieurs autres ingénieurs
- s’assurer du bon déroulement de dossiers spécifiques (de l’élaboration à la finalisation)
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
LA FORMATION ET/OU LES QUALIFICATIONS REQUISES
- Baccalauréat Professionnel
- BTS Secrétariat – Assistante de Direction
CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES
- Capacité d'encadrement et d'animation d'un secrétariat
- Capacité de gestion et organisation d'un secrétariat de Direction
- Capacité rédactionnelle et prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE
- Connaissance de l'institution
- Formation et expérience en secrétariat de Direction
LES QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
- Discrétion, courtoise, qualité de communication et d'accueil
- Capacité d'adaptation, gestion des priorités
- Curiosité intellectuelle
- Rapidité d'exécution
- Capacité d'initiative et d'autonomie
- Rigueur, discrétion et précision
- Sens du relationnel
- Qualité rédactionnelle
- Sens de l'organisation
- Disponible
Horaires de travail
8 H 30 - 16 h OU 9H -16 H 30
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 12
Hôpital et/ou site
Hôpital Saint-Antoine - Paris 12 (GHU Sorbonne)
Service d'affectation
DIRECTION TECHNIQUE