Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Rejoignez le groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université Paris Cité.
Particulièrement bien desservi par les transports, il couvre le centre-ouest de Paris et regroupe des hôpitaux emblématiques que sont l'hôpital Cochin – Port Royal, l'hôpital Necker-Enfants malades, l'hôpital européen Georges-Pompidou et l'Hôtel-Dieu.
Il comprend également des hôpitaux largement reconnus sur les spécialités gériatriques, de réadaptation ou de psychiatrie, les hôpitaux Broca-La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard-Gabriel-Pallez.
Le GHU abrite par ailleurs le siège du SAMU de Paris.
Nos hôpitaux offrent ainsi à tous les âges de la vie des prises en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes et abritent 99 centres de référence maladies rares.
Chaque année, nos 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients.
Rattachées à l'Université Paris Cité, les équipes proposent également une prise en charge de haut-niveau à la pointe de l'innovation grâce à une très forte synergie entre les unités cliniques, les unités de recherche et nos plateaux techniques de pointe et un très fort engagement dans la la recherche clinique dans laquelle notre groupe hospitalo-universitaire est un acteur majeur.
La dimension universitaire se traduit également par l'accueil de 1600 internes et étudiants hospitaliers et plus de 3200 étudiants paramédicaux chaque année.
Rejoignez-nous, nous vous attendons !
Date de parution
09/08/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistante de direction F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Télétravail
Non
Présentation du service
DIRECTION DES HÔPITAUX GERIATRIQUES, DE READAPTATION ET DE PSYCHIATRIE (hôpitaux Broca, La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard – Gabriel-Pallez)
Sous la responsabilité du Directeur des hôpitaux gériatriques, de réadaptation et de psychiatrie, l’équipe de direction est composée comme suit :
1 Directeur Délégué positionné sur l’hôpital Broca
1 Directrice des Affaires Générales positionnée sur l’hôpital Vaugirard Gabriel-Pallez
1 Directeur des Ressources Humaines APHP. Centre Université Paris Cité en transversal sur les sites Corentin Celton, Vaugirard Gabriel-Pallez, Broca, Hôtel Dieu
1 Directrice des Soins et des Activités Paramédicales APHP. Centre Université de Paris en transversal sur les sites Corentin Celton, Vaugirard Gabriel-Pallez, Broca, Hôtel Dieu.
1 Coordonnateur de la Sécurité anti-malveillance sur l’hôpital Vaugirard Gabriel-Pallez
1 Responsable de la communication
1 Responsable qualité – gestion des risques
1 Directeur des opérations
1 ingénieur maintenance
1 référent projet médical
1 responsable achats – logistique – services économiques
4 assistantes de direction : 1 assistante de direction positionnée sur l’hôpital Broca, 1 assistante positionnée sur le site de Vaugirard, 1 assistante positionnée sur l’hôpital Corentin Celton et 1 assistante chargée spécifiquement des thématiques direction des soins et direction des ressources humaines.
Vos missions
Missions générales et permanentes :
Ø Mission d’accueil et de gestion des rendez-vous et des réunions
· Accueil physique et téléphonique et prise des messages,
· Gestion de l’agenda du directeur et de la directrice des affaires générales
· Organisation de réunions (planification, gestion des participants, réservation de salles, aspects logistiques, préparation des dossiers et feuilles d’émargement, installation de PC et vidéoprojecteur),
· Contribution à l’organisation des événements internes (réunion de direction, COPIL, …)
· Prise de note et comptes rendus de réunions.
Ø Gestion du courrier et des dossiers
· Réception du courrier destiné à la direction, enregistrement et suivi.
· Dactylographie, classement, enregistrement et envoi des courriers du directeur
· Classement, reprographie, archivage dans son domaine.
Ø Gestion de l’information et des dossiers
· Contribution, mise en forme et suivi des dossiers
· Mise à jour des données relatives à la direction (organigramme, annuaire, papier à entête, etc…)
· Assurer l’interface entre la Direction et les différents interlocuteurs (transmission de documents, informations diverses, …)
Ø Gestion du secrétariat du service de sécurité anti-malveillance et du service qualité – gestion des risques des sites Corentin Celton, Broca, Vaugirard Gabriel-Pallez
Ø Gestion des commandes
· Coordination des commandes et des fournitures de bureau et autres commandes diverses.
Missions spécifiques
Ø Gestion de la garde administrative
· Assure la préparation de la garde administrative avec la diffusion des fiches de garde pour Corentin-Celton et Vaugirard, la préparation et le secrétariat de la réunion de préparation de week-end ;
· En lien avec l’administrateur de garde référent, assure la gestion et la mise à jour du dossier de la garde administrative, organise les réunions des administrateurs de garde et en assure le secrétariat.
L’assistante de direction de l’hôpital Vaugirard Gabriel-Pallez assure ses missions en binôme avec l’assistante de direction de l’hôpital Corentin Celton et assure le remplacement de l’assistante de direction de l’hôpital Corentin-Celton durant ses congés.
Profil recherché
Connaissance de l'institution et du statut de la fonction publique hospitalière.
Maîtrise des procédures.
Organisation et fonctionnement du GHU et de l'institution.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint).
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
- Place en crèche disponible,
- Self
- Remboursement à 75 % du titre de transport,
- Possibilité de place de parking,
- Politique sociale attractive,
- Hoptisoins & Agospap tarifs avantageux sur les loisirs, les vacances, les sorties culturelles…),
- La Bulle : espace de détente dédié au personnel : activités sportives gratuites (boxe, massages, musculation…)
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 15
Hôpital et/ou site
Hôpital Vaugirard Gabriel-Pallez - Paris 15 (GHU Centre)