Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales.
Date de parution
16/09/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Archivage - Documentation
Intitulé du poste
Responsable du Service des Archives Médicales GH F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Télétravail
Oui
Présentation du service
La direction est structurée autour d’un service « Archives médicales » se déclinant sur les trois sites du groupe hospitalier.
- L’unité des Archives Médicales Avicenne est installée, depuis 2011, au sous-sol du bâtiment Larrey C. Les locaux sont composés d’une salle de saisie bénéficiant de la lumière du jour et d’une zone principale de stockage des dossiers médicaux les plus actifs (1 150 mètres linéaires). Le service des archives utilise également une 2ème zone de stockage des dossiers médicaux d’environ 350 mètres linéaires situés à 150 mètres de la zone principale pour les dossiers semi-actifs.
- Le service est équipé de 9 P.C. utilisés pour l’enregistrement des dossiers dans la base G.D.M. ainsi que pour valider les entrées et les sorties. Il existe également une base informatique du prestataire.
- L’équipe des archives Avicenne comporte 7 archivistes
- L’équipe des archives de Jean-Verdier est composée de 5 archivistes et un cadre
L’équipe des archives de René-Muret est composée de 2 archivistes et d’un cadre partagé avec la Direction des finances
Vos missions
ACTIVITES
Missions Générales :
Concevoir, organiser et optimiser la collecte, la conservation et la communication des archives médicales dans le respect de la législation et la réglementation en vigueur.
Encadrement d'équipes
Développer la polyvalence des personnels tout en améliorant la qualité des prestations.
Rationaliser les déplacements des personnels lors des prestations de livraisons.
Participer à l’objectif général de dématérialisation du dossier patient.
Coordonner la gestion des archives médicales au niveau du GH
Elaboration et mise à jour de procédures qualité
Portage des projets spécifiques à son domaine d'activité
Missions Permanentes :
Conception et organisation du circuit de l’archivage.
Mise en place des procédures de versement des dossiers médicaux.
Communication des procédures centrales (DPC) et expertise ponctuelle concernant leur application aux archives administratives
Aide à l’implantation et à la formation de l’application intranet GDM.
Communication des archives aux services en respectant la traçabilité des dossiers médicaux.
Rédaction de procédures de travail (logiciel GDM) pour la création des dossiers médicaux, leurs prêts ainsi que leur externalisation.
Soutien méthodologique dans le cadre de la conservation, du tri et du conditionnement des archives médicales.
Conseil aux services en matière d’organisation et de classement des archives médicales.
Suivi et mise à jour de l’application informatique GDM en lien avec le correspondant du siège.
Organisation des locaux d’archivage en respectant les consignes incendie.
Missions Ponctuelles :
Superviser la gestion des archives administratives par les directions au niveau GH
Apporter une expertise et un conseil à la gestion des archives administratives par les directions au niveau GH
Expertise a priori des projets susceptibles d’avoir une incidence en termes de gestion des archives
Formation et information des professionnels dans le domaine d’expertise
Organisation et pilotage de groupes de travail transversaux
Veille spécifique à son domaine d'activité
Profil recherché
COMPETENCES
Savoir faire requis
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Animer et développer un réseau professionnel
• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
• Concevoir, formaliser et adapter des procédures relatives au domaine d'expertise
• Concevoir, piloter et évaluer des projets ou des procédures, spécifiques ou transversaux, relevant de son domaine de compétence et en rendre compte
• Évaluer les pratiques professionnelles dans son domaine de compétence
• Piloter, animer et organiser une équipe
• Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs
• Identifier les fonds d'archives à collecter, à détruire et à verser aux services d'archives publics des archives historiques
• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
• Traduire la stratégie en orientations, en projets, en plans d'actions et en moyens de réalisation
• Utiliser les logiciels métier
Connaissances associées
• Management d'équipes
• La dynamique de changement
• Connaissance approfondie des techniques archivistiques
• Maîtrise de la réglementation en matière d'archives médicales et d'archives administratives
• Connaissance du milieu hospitalier
• Maîtrise des outils bureautiques
QUALITES REQUISES
• Rigueur professionnelle
• Esprit d'organisation
• Sens du service auprès des utilisateurs
• Respect du secret professionnel
• Dynamisme
• Adaptabilité
• Implication
• Persévérance
• Réactivité
PREREQUIS
• La connaissance du milieu hospitalier et de ses spécificités.
• Gestion d'équipe en direct.
• Connaissance des applications institutionnelles : GILDA, ORBIS RDV
• Connaissance des techniques archivistiques
EXPERIENCE CONSEILLEE
• Une expérience réussie de conduite de projet d'amélioration du fonctionnement d'un service serait un plus.
EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT
• Au niveau de l'hôpital Avicenne : poursuivre la prise en charge par le service des archives médicales de nouveaux dossiers actuellement non gérés par les archives centrales, et poursuivre la récupération et l'optimisation des espaces nécessaires à la conservation des dossiers médicaux.
• Au niveau du groupe hospitalier : travailler sur le suivi des dossiers médicaux à l'intérieur du groupe hospitalier ;sur l'harmonisation des pratiques entre les 3 sites du GH ; sur l'évolution du dimensionnement et de l'organisation des archives médicales en lien avec la dématérialisation du dossier.
PERSONNES A CONTACTER
Mme Rakia SALLAH
Adjointe au directeur
Mail : rakia.hammami@aphp.fr
M. Arnaud FEVRIER
Directeur des opérations
Mail : arnaud.fevrier@aphp.fr
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
1 jour de TL par semaine
Restauration entreprise
Remboursement titre de transport 75%
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93)
Ville
Bobigny
Hôpital et/ou site
Hôpital Avicenne - Bobigny 93 (GHU PSSD)