Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?
Venez nous rejoindre !
Date de parution
23/10/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Secrétaire pédagogique - Gestionnaire de stage F/H F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
A partir de 2250 € selon grille AP-HP
Télétravail
Oui
Présentation du service
L’institut de formation est agrée pour 260 étudiants en soins infirmiers. Il est situé dans l’enceinte de l’hôpital Bicêtre au Kremlin Bicêtre.
L’IFSI est conventionné avec l’Université Paris Saclay (Paris XI).
Il dispose de nombreuses salles de cours et de travaux pratiques ainsi que d’une salle informatique et d’un espace repas avec distributeurs de boissons.
Le partenariat universitaire est établi avec la faculté de médecine Paris-SACLAY
Accès facile : métro ligne 7, bus 47 ou 131 et tram T3B.
COMPOSITION DE L’ÉQUIPE
1 directeur des soins
1 cadre supérieur de santé, adjointe au directeur et coordinatrice pédagogique
3 secrétaires
23 cadres formateurs
1 responsable logistique
1 aide logistique
LIAISONS
HIÉRARCHIQUE DIRECT (N+1)
Directrice de l'IFSI et adjointe à la directrice
FONCTIONNELLES
- Adjointe et coordinateur des stages,
- Coordinateur de promotion,
- Secrétaires,
- Responsable logistique, agent d’accueil
- Étudiants,
- Cadres d'unités et tuteurs pour le suivi et l’évaluation de la progression des étudiants en stage,
- Équipes pluridisciplinaires accueillant les stagiaires dans les diverses structures de soins
- Formateurs d'autres instituts de formation pour les échanges et la
Vos missions
CDD 6 mois
Chaque secrétaire gère une promotion d’étudiants.
Accueil physique et téléphonique :
- Accueil des étudiants et des intervenants
- Répondre aux demandes d’informations téléphoniques, aux futurs candidats, les interlocuteurs du CFDC, intervenants extérieurs .....
Secrétariat de direction :
- Réalisation de courriers et de documents divers.
- Préparation aux instances : Commissions d’Attribution de crédits (CAC), Instance Orientations générales (ICOGI), Section disciplinaire (SD), Section pédagogique (SP), Section de la vie étudiante (SVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, secrétariat d’instances, rédaction du compte-rendu.
- Gestions du courrier et des mails.
- Classement et archivage des documents.
Secrétariat pédagogique :
- Gestion administrative des dossiers des étudiants.
- Gestion des frais d’inscription.
- Constitution et suivi des dossiers de bourses des étudiants.
- Gestion des présences en lien avec pole emploi, et les autres organismes.
- Réalisation de statistiques institutionnelles.
Démarche qualité
Participation à la démarche qualité en tant qu’assistant du responsable ou comme contributeurs
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Avoir la capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
- Rédiger et mettre en forme des documents.
- Réaliser un plan de classement
- Organiser les priorités du secrétariat.
- Utiliser et respecter les procédures mises en place.
- Avoir le sens de la communication et avoir des aptitudes relationnelles.
- Avoir le sens de l'organisation et de l'anticipation.
- Avoir le sens des responsabilités
CONNAISSANCES ASSOCIÉES
Maitrise des outils informatiques : World, Excel, logiciels
PRE-REQUIS
Maitrise de l'orthographe.
Expérience professionnelle en secrétariat
Horaires de travail
7h30/jour - 9H-17h avec 30 minutes de repas ou 8H30-16H30
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Les + AP-HP
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;
15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;
TL possible en fonction de la mission
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Le Kremlin Bicêtre
Hôpital et/ou site
Centre de la formation et du développement des compétences (CFDC)
Service d'affectation
78 rue du Général Leclerc 94275 Le Kremlin Bicêtre