Secrétaire pédagogique responsable de la gestion administrative des stages F/H

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement du publieur


L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.

Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.

Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?

Venez nous rejoindre !  

Date de parution

24/06/2024

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Secrétaire pédagogique responsable de la gestion administrative des stages F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Rémunération

A partir de 2249€ bruts mensuels

Présentation du service

L’école de sages-femmes est située sur le site TARNIER dans le 6ème arrondissement. Le site TARNIER comprend les locaux pédagogiques et administratifs,
une salle de cours magistral, 3 salles de TP et 2 salles de TD. Les autres salles de cours sont sur les sites de la faculté de médecine l.
L’école accueille environ 145 étudiants.
Elle est actuellement rattachée au département universitaire de maïeutique de la faculté de santé de l’Université Paris Cité et sera intégrée à
l’université au 1er janvier 2025.
COMPOSITION DE L’EQUIPE
L’école de sage-femme est dirigée par une sage-femme, directrice du département universitaire de maïeutique de la Faculté de santé
d’Université Paris Cité.
Directrice du Département Universitaire de Maïeutique (DUM): Madame Julie GAILLARD
L’équipe pédagogique se compose de 8 enseignants sage-femme et de 3 enseignants-chercheurs en maïeutique
L’équipe administrative de l’école de sage-femme est composée d’une responsable administrative, de 2 secrétaire pédagogiques et d’un
intendant.
La mise en oeuvre de la formation de sage-femme est assurée conjointement avec la Faculté de santé d’Université Paris Cité.

Vos missions

 

Assurer un soutien administratif aux équipes pédagogiques pour la mise en oeuvre de la formation : planification des enseignements,
mise à disposition des cours sur la plateforme Moodle, préparation et surveillance des examens…
· Assurer l’interface opérationnelle entre les étudiants, l’équipe pédagogique, les services administratifs de la Faculté et de l’université
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
· Assurer la gestion de la scolarité des étudiants en maïeutique en appliquant les procédures dédiées : préparation des examens,
collecte, saisie des notes et résultats, préparation des jurys, préparation des épreuves cliniques.
· Assurer l’ensemble des activités de gestion du parcours des étudiants : dossiers de candidature et d’inscription, suivi des bourses,
gestion des stages, gestion des dossiers des étudiants hospitaliers
· Participer à l’élaboration de l’ensemble des documents d’organisation de la formation : calendrier de la formation, modalités de
contrôle des connaissances et compétences, livret d’accueil…
· Contribuer à la gestion des heures d’enseignement et au paiement des intervenants extérieurs à la structure de formation
· Contribuer à l’organisation des actions de promotion et d’information (Journées portes ouvertes, salons, rentrée, remise des
diplômes…) et à l’actualisation les supports d’information (notamment sur le site du DUM)
· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de la scolarité
· Assurer le soutien logistique pour les activités d’enseignement (gestion des réservation de salle, ouverture et fermeture des salles du
site Tarnier, préparation du matériel pédagogique…) et pour les événements (conférences, réunions, etc)
· Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur, sélectionner et diffuser l'information

Responsabilité de la gestion et de l’organisation des stages toutes promotions confondues, et les questions logistiques de la structure
· Gestion du circuit des conventions de stage : édition, vérification, signature, transmission, archivage
· Carnet de stages, gestion de la base de données des SF libérales
· Constitution des documents de stages par stagiaire
· Gestion de la traçabilité du temps de stage (présences, absences, accidents)
· Roulements des étudiants
· Diffusion des annonces de stage aux terrains partenaires
· Récupération des feuilles de stage
· Vérification par semestre des fiches d’établissement et actualisation des plateformes « JIMDO »
et «MOODLE »
Liste de missions non exhaustive

Profil recherché

Qualités relationnelles exigées
Sens du travail en équipe pluridisciplinaire
Sens de l'organisation
Gestion du temps
Communication orale et écrite performante
Dynamisme
Réflexivité
Créativité
Respect de la hiérarchie, du Service public, de la déontologie, de l'obligation de réserve
Connaissances associées
Maitrise du Pack Office : Word, Power Point, et Excel, car travail sur fichiers Excel, recherche de documents informatiques et utilisationn de matériel connexe (clé USB, scanner…)
Connaissance des logiciels spécifiques : HR Access, SAP DA
PRE-REQUIS
Connaissances de l'APHP, des structures de formation et du monde de la santé
Connaissance de l'Université souhaitable, ainsi que de l'architecture LMD

Horaires de travail

Travail par roulement sur les plages 8h-16h / 10h -18h (35h hedomadaire)

Les avantages de l'AP-HP

Vos avantages à l'AP-HP

Possibilité de télétravail si le poste le permet ;


Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté à chaque nouvel arrivant en fonction de son profil ;


Un centre formation et de développement des compétences interne pour les formations management, les renforcement Métiers…


15 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés ; 


Une salle de bien-être et des animations sur le site de Saint Antoine ;


Une offre de sorties culturelles, de voyages, de centres de vacances (AGOSPAP), des réductions et des bons plans (HOPTISOINS) ;

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Paris 14

Hôpital et/ou site

Centre de la formation et du développement des compétences (CFDC)

Service d'affectation

Ecole Sages-Femmes Baudelocque / Site TARNIER Paris 6