SECRETAIRE EN CRECHE F/H
Description du poste
La crèche « La Marelle » se trouve dans la rue piétonne de l’hôpital.
Crèche collective de 155 berceaux dont l’amplitude horaire est 6h45-21h45
Fermée les WE et jours fériés
La structure est organisée en 3 entités regroupant chacune une section de bébés, une section de moyens et une section de grands
- COMPOSITION DE L’EQUIPE
o 28 auxiliaires de crèche
o 9 CAP AEPE
o 2 agents hospitaliers
o 3 agents restauration-hôtellerie
o 1 logisticien
o 1 secrétaire
o 3 éducateurs jeunes enfants
o 1 psychologue
o 1 psychomotricien
o 1 pédiatre
o 1 directrice de crèche
o 3 adjointes à la directrice
o 1 coordinatrice
- Accueil physique et téléphonique.
- Transmissions selon les messages aux professionnels concernés en respectant le secret professionnel
- Préparation des affichages et des courriers parents
- Diffusion de différents affichages institutionnels à l’attention des parents et des personnels
- Archivage des documents selon la règlementation
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, archivage)
- Aide à la mise en forme et à la création de supports
- Gestion des courriers dédiés à la crèche
- Préparation de la commande de biberons et des repas en fonction des présences des enfants et envoi au service idoine.
- Recueil mensuel des habitudes alimentaires des enfants auprès des auxiliaires les informations et saisie des changements d’alimentation sous la responsabilité de l’infirmière puéricultrice.
- Logiciel AXEL NET :
- Imprimer les feuilles de présences pour chaque section.
- Saisie des certificats médicaux (absence d’enfant) et justificatifs des cadres (changements d’horaire ou de jours) et archivage
- Vérification journalière des pointages des parents et rectification si nécessaire au regard du règlement de fonctionnement en vigueur
- Réalisation de la facturation sous la responsabilité de la directrice de la crèche ou son adjointe
- Préparation et envoi des autorisations pour les prélèvements automatiques en lien avec la mission petite enfance et les services des finances du siège
- Impression tous les 17 du mois des plannings saisis par les parents sur le portail famille
- Gestion des difficultés rencontrées avec les écrans de pointage
- Mise à jour des dossiers famille le cas échéant
- Logiciel Saphir :
- Saisie, suivi et traçabilité des demandes de réparation (réparations matériel, locaux, fuites…).
- Commissions d’attribution des places en crèche
- Réception et traitement des demandes de places en crèche
- Accueil téléphonique/mail en lien avec les parents et explications relatives à l’attribution des places en crèches
- Préparation des tableaux de commission en lien avec la coordinatrice
- Suivi et traitement des réponses à faire aux parents après validation par la coordinatrice et le DRH
- Suivi des retours faits par les familles
- Etablissement des contrats et calcul des tarifs horaires après attribution des places en crèche
- Inscription sur le logiciel AxelNet de l’enfant
Secrétariat et gestion administrative.
Bac professionnel secrétariat
- Possibilité d’aides à l’installation
- Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
- Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
- Remboursement à 75% du titre de transport
- Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
- Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe…), salle de repos en libre accès…
- Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L’encadrement est à l’écoute de vos souhaits de carrière