Assistant du Directeur F/H

Direction du site Sainte-Périne

- Directeur référent du DMU médecine territoires gériatrie

Composition de l’équipe:

- 1 assistante de direction

Assiste le Directeur de l’hôpital dans la gestion des affaires générales et dans le bon fonctionnement des instances locales et autres groupes de travail

- Gestion de l’agenda, organisation des réunions et des rendez-vous,

- Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique

- Traitement et suivi du courrier

- Travaux de secrétariat

- Organisation des réunions dialogue social, rédaction des comptes rendus et suivi des demandes

- Participation au comité de liaison de l’hôpital Sainte-Périne, rédaction du compte-rendu et suivi des décisions

- Vérification des documents à la signature du Directeur

- Traitement et transmission des notes de service, d’informations et autres documents

- Réalisation de l’archivage

- Gestion des plannings des salles de réunions et des réservations de véhicules

- Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements sur SAP

- Élaboration et mises à jour du planning de garde des administrateurs du site

- Appui pour l’organisation des cérémonies ou visites institutionnelles

Missions spécifiques:

- Coordination et suivi de la formation spécialisée, en lien avec le Président et le Secrétaire, élaboration de l’ordre du jour, mise à jour de l’arrêté et diffusion, recueil des supports documentaires dans les délais impartis, installation technique de la salle des instances, diffusion des procès-verbaux

- Travail en collaboration étroite avecle secrétariat du Directeur des Soins et des Activités Paramédicales

Formations et/ou qualifications requises :
- Formation aux techniques de secrétariat (rédaction, classement, organisation)
- BTS Assistant Manager ou équivalent

Expérience requise :
- Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée
- Notions juridiques et affectation antérieure aux affaires générales

Connaissances particulières :
- Connaissance de l'environnement hospitalier et des acteurs institutionnels
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
- Application doodle pour l'organisation des réunions
- SAP (commande)
- Outils de visio/audio conférence : Teams

Qualités professionnelles requises :
- Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois)
- Capacité d'adaptation
- Anticipation et sens de l'initiative
- Autonomie
- Rigueur
- Sens de l'accueil
- Dynamisme et efficacité
- Réactivité et disponibilité
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, compte-rendu, mise en page des courriers, techniques de classement et d'archivage etc.)
- Maîtrise des techniques de l'expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack office)

Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l’installationversée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels+ diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente