Assistant de Direction - DALQH F/H

Intitulé de la direction: Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière

La Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière est composée des divisions :

- Ecologie hospitalière

- Approvisionnement

- Restauration

- Courses logistiques

- Transports logistiques

- Vaguemestres

- Pilotage économique

- Qualité hôtelière

- Fablab

Composition de l’équipe:

- 1 Directeur DALQH

- 1 Adjointe au Directeur DALQH

- 1 assistante de Direction

- Les responsables d’encadrement de la DALQH

Particularités du poste:

Le Directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière gère les secteurs logistiques des 7 sites du Groupe Hospitalier Universitaire Paris-Saclay: veiller à organiser au mieux les rdv en fonction des sites et des temps de trajets

Gestion du planning du directeur

Utilisation de l’application Trello

Collaboration avec les cadres des 7 sites

Frappe des courriers, des synthèse et diffusions d’informations par mail pour le directeur et pour ses cadres

Création d’enquêtes en ligne sur Lime Survey

Accueil téléphonique et physique

Assurer le suivi des dossiers en cours pour les 7 sites du groupe hospitalier : demandes de prestations de restauration (accusé réception de la demande, validation par le Directeur, envoi aux équipes Restauration, confirmation des équipes Restauration, mise à jour du tableau avec le coût de la prestation, création de la Demande d’Approvisionnement lorsqu’il s’agit de demande pour le traiteur sur le marché), convocation en entretiens pré-disciplinaires pour les agents, recensement des CDD, envois des fiches de recrutement ou d’évaluation CDD aux RRHet les CRd’entretien des agents aux RRH

Référente Talentsoft: envoi de la fiche de poste à l’équipe Attractivité/Recrutement, transmission des candidatures,finalisation du recrutement, transmission à la Responsable du pôle Attractivité/Recrutement pour diffusion des postes vacants

Transmission du tableau de suivi des candidatures aux membres du CODIR DALQH

Saisie des congés

Gérer les demandes de devis

Saisie des commandeset des demandes d’interventions dans SAP

Mise à jour de l’organigramme

Insertion des procédures DALQH sur la GED ALFRESCO

Remplacement de la responsable du développement durable

Formations et/ou qualifications requises :
- Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation…)
- BTS Assistant Manager ou niveau

Expérience requise :
- Fortement conseillée en secrétariat

Connaissances particulières :
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance internet (intranet, mail, internet)
- Maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
- Application Trello fortement conseillée
- Application Framadate pour l'organisation des réunions
- Gestime
- SAP
- Talentsoft

Qualités professionnelles requises :
- Ponctualité
- Rigueur
- Réactivité
- Autonomie et aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (beaucoup d'urgences à gérer simultanément)
- Esprit d'initiative
- Logique d'organisation (la DALQH s'étend sur 7 sites éloignés géographiquement)
- Sens des relations et de l'accueil téléphonique (orientations des communications) ou physique (patients souvent perdus dans l'établissement)
- Bonne présentation
- Discrétion et secret professionnel

Avantages liés au statut et à la fonction :

Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre dès la 1e année)

Aide à l'installation et au logement :

Aide à l’installationversée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

Place en crèche selon disponibilités

Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

Accès à une offre de formation continue conséquente

Accès à l’espace détente