Assitante de direction-adjoint administratif F/H

La Direction des Investissements, placée sous la responsabilité du Directeur, Ingénieur Général, comprend :
La direction des travaux - Conduite d’Opérations, La direction maintenance technique Sécurité Incendie, Le département Gestion administrative et financière, La direction des équipements
La Direction des Investissements du Groupe Hospitalier comprend :

Direction Travaux – Maitrise d’Ouvrage
3 Ingénieurs en chef de site
10 Ingénieurs – Conducteurs d’Opérations GH
13 TSH de site
Direction Exploitation Technique Maintenance et Sécurité Incendie
1 Directeur Technique
4 Ingénieurs Maintenance
1 Ingénieur Sécurité Incendie
6 Coordonnateurs Maintenance
6 Responsables Sécurité Incendie
Département Gestion Administrative et Financière
2 Attachés d’Administration Hospitalière
3 Adjoints Cadre Hospitalier
Direction Equipements
1 Directeur Equipements
6 Ingénieurs Biomédicaux
Et toutes les équipes administratives et techniques de chaque département.

La Direction des Investissements possède 3 postes d’Assistante de Direction, 1 sur le site de Cochin, 1 sur le site de Necker et 1 sur le site d’HEGP (poste à pourvoir).
Secrétariat de la Direction des Investissements sur le site d’HEGP :
Accueil
Gestion des appels téléphoniques des visiteurs
Prise des messages
Orientation des appels
Réception, analyse et diffusion du courrier
Organisation du classement
Gestion des rendez-vous, des agendas et organisation des réunions
Elaboration, conception de courriers et documents divers
Rédaction de compte-rendu
Reprographie et diffusion de documents
Archivage
Gestion des fournitures de bureau : suivi du stock, recensement des besoins, commandes
Gestion des congés du site HEGP de la Direction de Investissements
Gestion des commandes, des approvisionnements de fournitures et des matériels de bureau (télécopieurs, imprimantes) de la Direction dans SAP
Assurer le remplacement des autres assistantes de sites de la Direction des Investissements (lignes téléphoniques, remplacement temporaire sur site…)
Assurer le secrétariat du secteur informatique du GHU (quotité de temps à 25%)

Utiliser les outils informatiques et les logiciels de bureautique (Word, Excel, Power point, courrier électronique, Internet…)
Filtrer et orienter les appels téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs
S’exprimer aisément vis-à-vis des divers interlocuteurs
Savoir mettre en forme un document de façon autonome (courrier, note de service, compte-rendu, procès-verbal, dossier)
Savoir transmettre l’information
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Réaliser un plan de classement
Travailler en équipe.

Rigueur et méthode, sens de l’organisation
Autonomie et sens de l’initiative
Qualités relationnelles, esprit d’équipe
Dynamisme, adaptabilité et disponibilité
Très bonne maîtrise des outils informatiques
Grande discrétion professionnelle

Expérience au sein d’un secrétariat de direction
Expérience en gestion administrative souhaitée

Remboursement à hauteur de 75% pour le transport