Secrétaire médical - Hématologie F/H

Le DMU (Département Médico Universitaire) Hématologie Immunologie (DEPHI) a la particularité de prendre en charge des patients de la naissance à la personne âgée sur 3 établissements : l’Hôpital Saint-Louis, l’Hôpital Robert Debré et l’Hôpital Avicenne.
Le service d’Hémato-Immunologie de l’Hôpital Robert Debré est le 1er service de France en termes de prise en charge des leucémies de l’enfant ainsi que des greffes de cellules souches hématopoïétiques et de thérapie génique et cellulaire. Il comprend deux centres de référence des maladies rares hématologiques. Il est un acteur majeur de développement de traitements innovants (thérapies ciblées, CART Cells, thérapie génique). 36 lits sur 2 unités.
L’Unité de Médecine Transfusionnelle Curative (UMTC) est directement rattachée au service d’Hématologie et Immunologie. Les patients y sont accueillis pour des séances de traitement : échanges érythrocytaires, photophorèse extra-corporelle, aphérèses lymphocytaires et myéloïdes. (5 à 6 séances/jour).
Le Centre de la Drépanocytose – site de référence labellisé sur les maladies constitutionnelles du GR et de l’érythropoïèse (MCGRE) – Plateforme d’ETP et de coordination.

Missions Générales

• Exerce les missions de secrétariat afférentes à toute l’activité médicale du service
• Assure la gestion administrative des dossiers médicaux
• Assure l’accueil, l’orientation des médecins en intra et extra hospitaliers, l’accueil et l’orientation des patients et de leur famille

Missions Permanentes

• Accueil téléphonique
• Gestion et programmation des rendez-vous de tous les consultants (consultations, hôpitaux de jour …)
• Préparation des consultations / création de dossiers
• Gestion des avis demandés de l’étranger et des premières consultations
• Gestion des dossiers de transferts (interaction avec le service des archives)
• Classement, archivage, sorties de dossiers pour études cliniques
• Saisie de tous les comptes rendus médicaux – mise à jour des dossiers
• Gestion des mails
• Gestion des agendas des médecins en référence / gestion de plannings
• Gestion des courriers entrants et sortants
• Collaboration avec l’équipe de secrétaires hospitalières du service

Missions Ponctuelles

• Suppléer à l’absence de la secrétaire en charge de l’activité de coordination de greffe
• Suppléer à l’absence de l’assistante du chef du service sur des missions ponctuelles
• Formation et intégration des professionnels nouvellement recrutés
• Organisation de réunions, déplacements professionnels médecins
• Organisation de séjours avec des associations

SAVOIR FAIRE REQUIS :
- Sens de l'organisation, rigueur
- Sens des responsabilités
- Travail en équipe
- Etre à l'écoute
- Sens de la communication
- Capacité d'initiatives
- Intégrité, loyauté, sens du service public

Formations et/ou Qualifications :
- Baccalauréat
- Formation de secrétaire médicale ou d'assistante médico-administrative / concours de secrétaire médicale

- Expérience professionnelle souhaitable en pédiatrie
- Expérience antérieure en secrétariat
- Connaissances solides des outils informatiques (Word, Power Point, Excel, Agenda …)
- Connaissance du vocabulaire médical
- Bonne maitrise de la saisie et de la mise en forme des comptes-rendus