Secrétaire au laboratoire de génétique F/H

Le département de génétique possède 2 familles au sens du SH REF 08: la génétique constitutionnelle et la génétique somatique. Le département est composé de plusieurs secteurs, regroupés selon les pathologies étudiées et prend en charge des prélèvements prescrits sur l’ensemble du territoire français. Le département est labellisé par le ministère de la santé Laboratoire de Biologie Médicale de Référence (LBMR) pour l’ensemble des pathologies étudiées, tant sur le plan des maladies rares (constitutionnel) que l’étude des tumeurs solides (somatique). Les activités de diagnostic moléculaires sont adossés à des centres de références de maladie rare et unités de recherche (INSERM).

Lien du site internet du service: Service de Génétique Hôpital Bichat - Claude-Bernard | APHP

· Assurer l’enregistrement des dossiers de génétique moléculaire au laboratoire
· Assurer la continuité de l’accueil et l’orientation des visiteurs (sonnette et signature du registre)
· Assurer la permanence téléphonique sur les heures d’ouverture du laboratoire
· Gestion de la boite vocale et des transferts des appels
· Lecture des e-mails
· Envoi, réception et distribution des fax
· Réception et diffusion du courrier
· Réception et réponse aux appels téléphoniques
Ø Information des cliniciens/services demandeurs
Ø Etat d’avancement des dossiers (interrogation GENNO)
Ø Renseignements pré-analytiques, diffusion des feuilles de demande, consentements (Kalilab, Orphanet, Catex)
Ø Demande de duplicatas
Ø
· Enregistrement partie «secrétariat» GENNO
Ø Vérification identité des patients
Ø Vérification/saisie du degré d’urgence du dossier
Ø Vérification de la conformité des documents obligatoires
Ø Gestion des NC d’accueil liées à l’absence d’un document/prescripteur absent
Ø Demander les consentements/renseignements cliniques (exemple CR clinique) absents par courrier tel, fax ou mail (tracer cette demande)
Ø Saisie des prescripteurs et de l’origine des prescriptions sur GENNO et /ou GLIMS (être vigilant sur les dossiers urgents)
Ø Attribution des n° de famille sur les secteurs constitutionnels
Ø Vérification des «secteurs», «pathologies»
Ø Saisie/vérification des «indications»
Ø Saisie des renseignements cliniques dans GENNO ou Fichier Excel (SO, ON, FP, GL, TL)
· Gestion de la diffusion des comptes-rendus de résultats
Ø Numérisation des documents post analytiques dans GENNO
Ø Envoi des CR papier de génétique
Ø Gestion des demandes de duplicatas de compte-rendu selon la procédure en vigueur.
· Gestion des dossiers papier
Ø Archivage des dossiers patient (armoire dédiée par secteur)
Ø Archivage des courriers complémentaires dans ces dossiers
Autres taches
· Tâches spécifiques selon le secteur d’activité (en lien avec la pathologie du secteur)
· Participation aux réunions de service (Info/trans) et rédaction des compte-rendus des réunions
· Participation aux «tournées courrier» mutualisée
· Gestion des pannes fax et photocopieur et commandes consommables photocopieur
· Mise à jour des présences/absences du personnel médical via le logiciel Méditemps
· Gestion des Dossiers du personnel (traçabilité formation, habilitation…)
· Conception et saisie de documents d’organisation liés au secrétariat de génétique (plannings, fiches techniques, etc…)
· Tenue et mise à jour du répertoire téléphonique du service
· Tenue et mise à jour des différents documents types du service (papier à entête, etc…)
· Gestion des commandes et stock papeterie
· Vérification des prescripteurs inconnus dans GENNO

Utilisation des outils informatiques (Microsoft office…)
Ce poste ne comporte pas de contact avec les patients, il nécessite une grande capacité relationnelle adaptée au travail en équipe
Une rigueur absolue est demandée pour la gestion des dossiers des patients face à l'impact majeur des analyses de laboratoire effectuées dans ce service
Connaissances du vocabulaire médical
Secrétariat Médicale diplômée
Techniques bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
Techniques d'accueil et de communication