Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

L’exécutif du DMU est sous la responsabilité médicale du Dr Rufat.

Le Département de santé publique dirigé par le Pr Tubach est composé de 3 UFs:

UF Epidémiologie, Biostatistique, Recherche clinique dirigée par le Pr Dechartres

UF ASYST (qualité des soins et gestion des risques) dirigée par le Dr Granger

UF CRAT (Centre de référence des agents tératogènes) dirigée par le Pr Marin, qui comporte déjà un secrétariat

Les 2 entités sont situées sur PSL au 3ème étage du bâtiment Mazarin.

MISSIONS GENERALES

Gestion du secrétariat du DMU ESPRIT : Directeur Médical, Cadre paramédicale et Cadre administratif

Gestion du secrétariat du Département de Santé Publique/ UF Epidémiologie, Biostatistique, Recherche clinique

MISSIONS PERMANENTES

Accueil physique et téléphonique dans son domaine d’activité des PM, PNM

Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et électroniques

Gestion, classement et envoi de mailings

Traitement et suivi des courriers et des documents (enregistrement, classement, diffusion et archivage) :

Suivi des tableaux de service pour le PM

Gestion des agendas des responsables de structure du périmètre

Préparation, enregistrement et suivi des commandes dans les logiciels SAP, Achat et Timetonic (DADDL et Direction de la recherche)

Gestion des stocks du matériel bureautique, consommables copieur

Réalisation d’intervention technique et informatique dans Saphir et Smax

Organisation des réunions avec réservation de salles et installation du matériel

Organisation des COMEX du DMU (planification, préparation de la salle …) et élaboration des comptes rendus

Organisation de congrès et des déplacements des médecins

Réalisation de courriers, présentations Power Point et travaux rédactionnels (comptes-rendus…)

Assurer la permanence du secrétariat en binôme avec la 2ème secrétaire du secteur. En l’absence de cette dernière, elle est appelée à la remplacer dans ses missions générales (réponse aux appels téléphoniques, accueil des visiteurs, etc).

MISSIONS SPECIFIQUES AU DEPARTEMENT DE SANTE PUBLIQUE

Assurer le secrétariat du Département de Santé Publique, notamment sur les activités d’enseignement (en particulier secrétariat du master 2 de santé publique, parcours eclipe) et de recherche (équipe de recherche des membres du Département de Santé Publique)

Gestion des nouveaux arrivants PM en collaboration avec la Direction des Affaires Médicales (DAM)
Droits informatiques
Vêtement de travail

MISSIONS SPECIFIQUES AU DMU

Assurer le secrétariat de la médecine chinoise : organisation du DU, accueil téléphonique, renseigner, prendre les inscriptions…

Partage équilibré du temps entre les missions du DMU et les missions de Santé publique

Savoir faire requis :
Maîtriser les outils bureautiques (rédiger et mettre en forme un document de façon autonome)
Maîtriser internet/intranet
Travailler en équipe
Organiser et prioriser les activités du secrétariat
Réaliser un plan de classement
Réaliser des reportings réguliers

Connaissances associées :
Maîtrise des logiciels informatiques (Word, Power Point, Excel) et d’internet
Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
Bonne connaissance du vocabulaire médical
Connaissance de l’institution et de ses circuits
Connaissances en gestion

Qualités requises :
Esprit d’équipe, ponctualité, assiduité
Aptitude à restituer les informations
Sens de l’organisation, rigueur
Disponibilité,
Esprit d’analyse, de synthèse et force de proposition

Pré requis :
Formations et/ou Qualifications :
Baccalauréat sciences médico-sociale
Concours APHP d’Assistante Médico-Administrative

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