Secrétaire F/H - Département Clinique HAD Adulte

L'HAD AP-HP, hôpital de l’Assistance Publique Hôpitaux de Paris, possède la particularité d’intervenir au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. Polyvalente et généraliste, elle couvre tous les âges de la vie, tous les modes de prises en charge, à l’exception de la psychiatrie.

L’HAD AP-HP prend en charge près de 950 patients en moyenne par jour, sur l’ensemble du Grand Paris, pour 8,5 millions d’habitants ; ce territoire d’intervention s’étend progressivement pour couvrir l’ensemble de l’Île de France. Les patients sont adressés à l’HAD-AP-HP par les hôpitaux de l’AP-HP, d’autres établissements hospitaliers, publics ou privés, par les médecins libéraux, les SSIAD, les EHPAD, les établissements pour personnes handicapées.

LE DÉPARTEMENT CLINIQUE HAD ADULTE

La finalité du Département Clinique HAD Adulte est de permettre la prise en charge à domicile des patients éligibles à l’HAD dont l’admission a été préparée par Cellule d’admission Médicalisée (CAM)

Le Département travaille en lien étroit avec les autres Département et les Directions fonctionnelles de l’HAD.

Le Département Clinique HAD Adulte est une entité de gestion, composée de 16 unités de soins.

Une équipe de renfort et une équipe de soins palliatif d’urgence:PALLIDOM

Chaque US est composée 1 cadre ,1 médecin , 2 IDELIA , 9 IDE , 6 AS et une secrétaire

Missions générales:

Assurer le secrétariat du département et accompagner le cadre paramédical de département dans l’organisation, la coordination et le suivi de ses activités administratives et projets

Le poste s’articule autour de 2 grandes missions :

1. Mission de secrétariat du département :

1.1 Gestion administrative et organisationnelle

· Organiser des réunions du département et événements internes (planification, réservation de salle, convocations, préparation des supports)
· Mettre à jour: organigramme et coordonnées du Département et mise en ligne sur l’espace dédié
· Prendre des notes, mettre en forme des documents et diffusion des comptes rendus de réunion
· Réceptionner et traiter des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
· Assurer Gestion du courrier (réception, diffusion, suivi)
· Assurer la prise de rendez-vous / gestion des agendas
· Commander et gérer des fournitures et matériels de secrétariat

1.2 Gestion des ressources humaines (volet administratif)

· Recueillir, mettre à jour et / ou sauvegarder de données, d'informations, de fichiers Suivi de tableau de bord des mouvements RH, mobilités astreintes cadres: ….)
· Transmettre et suivre des demandes auprès du service informatique (création/suppression de comptes, accès logiciels, matériel informatique)
· Aider à la gestion et au suivi des demandes de personnel intérimaire et des heures supplémentaires via le logiciel ARTEMIHS, en lien avec les cadres d’US et la Cadre Paramédicale de département
· Assurer le suivi administratif des stages IFSI préprofessionnels (planning, lien avec les autres départements)

2. Mission d’assistance auprès du cadre paramédical de département

2.1 Appui organisationnel

· Collaboration quotidienne dans l’organisation et la planification des activités du cadre
· Préparer les dossiers nécessaires aux réunions institutionnelles
· Centraliser des informations utiles à la prise de décision du cadre de département
· Recueillir les formations souhaitées par les cadres des unités de soins

2.2 Suivi des projets du département

· Assurer le suivi administratif et organisationnel des projets en cours
· Mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi du département
Relancer et aider la coordination des projets avec les différents interlocuteurs
Missions spécifiques:
· Participer au développement et à la valorisation de l’HAD par diverses missions et projets en collaboration avec la Cadre Paramédicaledu département
· Participer aux réunions et au groupe de travail institutionnels HAD et AP-HP
· Participer aux études et audits du département

• Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
• Assurer le reporting auprès du cadre du département
• Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
• Élaborer, adapter et optimiser plusieurs plannings de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautique Word, Excel, PowerPoint, messagerie) ArtemiHS , TEAMS
• Technologie d'Information et de Communication (TIC)
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Capacités rédactionnelles
• Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
• Organisation et gestion des priorités
• Aptitude relationnelle, diplomatie
• Autonomie et Capacité d'organisation
• Esprit d'initiative, méthode, rigueur
• Savoir transmettre avec précision les informations

· Comité d’entreprise AGOSPAP

· Tickets Restaurants