Assistant.e de la direction de l'hôpital Cochin – Port-Royal F/H

L’hôpital Cochin – Port-Royal est un des hôpitaux du groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre – Université Paris-Cité. Il est composé de 2 sites situés au coeur de Paris : - Cochin, situé au 27, rue du Faubourg Saint-Jacques dans le XIVe, - Port-Royal, situé au 123, boulevard de Port-Royal, dans le XIVe.
L’hôpital Cochin – Port-Royal prend en charge un large panel de pathologies de l’adulte, de la femme enceinte et du nouveau-né. Il propose une prise en charge innovante, à la pointe de la recherche et de la technologie et a su développer des nouvelles alternatives thérapeutiques chirurgicales, médicamenteuses et radiologiques.
Il dispose de services de référence tant au plan national qu’international structurés autour de la cancérologie, périnatalogie, maladies de système-maladies auto-immunes-diabète, ophtalmologie, thorax, ostéoarticulaire et de deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie.

MISSIONS GENERALES

Gestion du secrétariat de direction

• Réception et traitement des appels téléphoniques, orientation des interlocuteurs, filtrage
• Gestion de l’agenda
• Accueil, renseignement, orientation et accompagnement de personnes (agents, organisations syndicales, usagers, livreurs, etc.)
• Organisation et planification de réunions de travail (appel des différents interlocuteurs, envoi de mail, réservation de salle)
• Gestion des relations avec les cabinets (direction du GHU, mairie du XIVe, etc.)
• Gestion réservations des salles de réunions Blaise Pascal et Triboulet, salles Jean Dausset
• Gestion réservations des réservations de la salle Capitulaire et du Choeur des religieuses
• Saisie de rapports, rédaction comptes-rendus, notes, courriers divers
  Préparation des dossiers des réunions institutionnelles
• Mise en forme de diaporama et de divers supports de présentation pour les conférences et instances internes
• Gestion administrative des logements des personnels logés en lien avec le DGA du GHU
• Classement, organisation et gestion du classement
  Suivi des dossiers
• Traitement et suivi des sujets de vie quotidienne du site (les nombreuses sollicitations des interlocuteurs de l’hôpital et autre…)
• Communication essentiellement par messagerie électronique (avis de réunion, envoi de documents et diffusions générales)
• Saisie dans SAP des commandes et fournitures de bureau, de denrée alimentaires et d’entretien, réception et rangement
• Saisie dans SAPHIR des demandes d’intervention pour réparation courantes, interventions techniques, …
• Gestion et traitement du courrier arrivée/départ, et distribution aux directions concernées par mail

MISSIONS PARTICULIÈRES

• Coordination et gestion des gardes administratives : gestion du planning ADG1 et ADG2, diffusion
• Gestion du parc des logements concédés pour utilité ou pour nécessité absolue de service dans le domaine public : interface avec le Siège de l’AP-HP, les occupants et les services techniques et financiers
• Gestion informatisée des plannings des membres de l’équipe de direction
  • Remplacement des assistantes de la Direction des Affaires Médicales (DAM) et de la Direction des Achats, Services Économiques et Logistiques (DACSEL) en leur absence
• Participation ponctuelle à l’organisation de manifestations diverses en liaison avec la direction de la communication et la direction des services économiques et logistiques
• Organisation de visites officielles, visites de services, audits…
• Gestion de crise : rédaction de la main courante

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

• Travail sur écran
• Disponibilité en soirée

SAVOIR-FAIRE

- Capacité de synthèse et d'analyse
- Excellente connaissance du milieu hospitalier
- Bonne culture générale
Capacité rédactionnelle
- Aptitude à la résolution des problèmes
- Capacité de travail
- Rigueur et méthode

SAVOIR-ÊTRE

- Sens relationnel
- Sens du service public
- Capacité d'initiative et d'anticipation
- Pondération et maîtrise de soi
- Grande discrétion professionnelle - loyauté
- Disponibilité
- Capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe

• Valorisation financière (primes diverses..
• Places en crèche disponibles
• Self, place de parking, salle de sports, politique sociale attractive (Comité d'Entreprise AGOSPAP, tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
• Remboursement à 75 % du titre de transport
• Plateforme «Hoptisoins»: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Espace de détente dédié au personnel
• Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L’encadrement est à l’écoute de vos souhaits de carrière.