Secrétaire de Renfort F/H

L’HAD AP-HP est un hôpital de l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris dont les équipes interviennent au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7.
Les patients sont adressés par les hôpitaux de l’AP-HP ou d’autres étbts hospitaliers, publics ou privés, par des médecins libéraux, des EHPAD et étbs médicaux-sociaux.

Placé sous la responsabilité du Dr LECLAIRE, le Dpt Adulte se compose d’1 exécutif de dpt et de 16 Unités de Soins (US) dont une unité d’intervention d’Urgence en soins Palliatifs (Pallidom).

L’HAD couvre tous les modes de prises en charge à l’exception de la psychiatrie. Les modes de prise en charge principaux sont ; les soins palliatifs, les pansements complexes, la chimiothérapie anti-cancéreuse, le traitement intraveineux, la surveillance post-chimiothérapie, notamment.

Chaque US est managée par un cadre, accompagné d’un médecin référent. Le reste de l’équipe se compose des infirmiers, aides-soignants, idelia, « logistisoins » et d’une secrétaire relayée pendant sescongés et absences par une secrétaireinter-US qui opère sur 2 US.

MISSION GENERALE :
En tant que secrétaire de renfort, vous êtes rattaché(e) au Département Adulte et exercez en lien avec les secrétariats de votre secteur et en lien avec l’encadrante des secrétaires, votre rôle est :
• Lorsque vous n’êtes pas amené à soutenir les US, vous travaillez en lien avec le département adulte sur des missions transversales de support au métier de secrétaire avec l’encadrement.
• Lorsqu’il manque une secrétaire sur une des US de votre secteur, vous êtes amené(e) à vous déplacer pour assurer le secrétariat de l’Unité de Soins : missions de remplacement sur une US.
• Lorsqu’une US à forte activité nécessite un support vous pouvez être amener à vous déplacer ou bien à réaliser le renfort à distance.

MISSIONS TRANSVERSALES EN LIEN AVEC L’ENCADREMENT
• Soutien aux difficultés diverses des secrétaires d’US et inter-US
• Participation à la création de supports à destination du secrétariat en lien avec l’encadrement : rédaction de procédures, réalisation de supports de formation, formation des nouveaux arrivants
• Participation ponctuelle à des groupes de travail avec l’encadrement ou la DIEP
• Ambassadeur informatique

REMPLACEMENT SUR UNE US
• Gestion de la réponse téléphonique : Accompagnement, écoute et orientation des patients/aidants tout au long de leur parcours d’HAD.
Première interface lors des urgences patients/aidants : relais vers le bon interlocuteur (médecin, cadre, …), traçage des informations pertinentes, suivi du dossier sur la partie du secrétariat médical ou administrative.
Garantir la permanence téléphonique de l’US de 8h à 17h en coordination avec le secrétariat d’US. En charge du relais fonctionnel de la ligne patient ; à l’arrivée depuis le téléphone de garde, à la fin de la journée vers la ligne de garde le cas échéant.
• Présence au staff de l’Unité de Soins et proposition de comptes-rendus à destination du cadre.
• Saisie et mises à jour des données dans le dossier patient, impression de documents, préparation de la pochette patient, génération de documents divers, renseignement des entrées / sorties patients dans fichier MVT
• Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension), contrôle de la facturation en lien avec le matériel, commandes de taxi ou ambulances
• Gestion des infirmiers libéraux (IDEL) : génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la résolution d’incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux
• Organisation des visio-consultations patients- médecin/idelia
• Commandes auprès du magasin (petites fournitures)
• Relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges / réclamations.

Qualifications professionnelles
• Baccalauréat et qualification/ expérience en secrétariat médical
• Connaissances bureautiques indispensables : Pack Office
Préférable :
• Connaissance de l'HAD et des logiciels HAD : DOMILINK,
• Connaissance de l'AP-HP et des logiciels appréciée : ORBIS, SAP

AGOSPAP, Hoptisoins, Titres restaurants, remboursement Navigo à 100%.
Télétravail possible sauf nécessité de service, au bout de 6 mois d’ancienneté et avec accord de l’encadrement au préalable, d’une durée de 2 jours maximum par semaine.