Agent de gestion administrative - UF Rétrocession F/H

Le Service Approvisionnement et Distribution (SAD) est une pharmacie à usage
intérieur qui assure, pour le compte des hôpitaux de l’AP-HP, les fonctions de
Le Service Approvisionnement et Distribution (SAD) est une pharmacie à usage intérieur qui assure, pour le compte des hôpitaux de l’AP-HP, les fonctions de centrale d’approvisionnement et de distribution en relation avec les industries pharmaceutiques et biomédicales. Les produits concernés sont les médicaments, certains dispositifs médicaux, les Denrées Alimentaires Destinées à des Fins Médicales Spéciales (DADFMS) et autres produits de santé admis à l’AP-HP.
Il assure la gestion des médicaments de l’EP-HP : stockage et approvisionnement des PUI des établissements de santé en France Métropolitaine et dans les DOM-COM.

L’unité fonctionnelle RETROCESSION se compose de 2 secteurs :
- Magasin Maladies Héréditaires Métaboliques (MHM)
- Bureau de traitement des ordonnances et gestion administrative

Compositon de l'équipe:
2 pharmaciens, 1 cadre de santé, 7 préparateurs en pharmacie, 6 agents de logistique, 2 agents administratifs

ACTIVITES PERMANENTES

- Après l’analyse pharmaceutique, saisie des ordonnances reçues par mail dans l’outil informatique
- Après validation pharmaceutique de la saisie informatique, impression des packing-list et inscription des données relatives aux poids des colis sur les dossiers de dispensation.
- Tri des ordonnances (courrier + mail)
- Saisie des frais annexes et transmissions des informations à la DAEF
- Mise à jour, classement et archivage des dossiers patients
- Suivi des expéditions sur les sites transporteurs
- Gestion des litiges et réclamations avec les transporteurs
- Gestion des appels téléphoniques et des mails pour l’ensemble de l’UF
- Archivage des documents liés à l’activité
- Enregistrer l’évènement indésirable dans le logiciel approprié

ACTIVITES PONCTUELLES OU SPECIFIQUES

- Participation à l’inventaire annuel du service et l’inventaire tournant de secteur rétrocession
- Participation aux différentes activités de l’UF et du service en cas de nécessité
- Participation aux réunions de service, d’information, aux staffs laboratoires et formations
- Participation à des groupes de travail (CREX, réaménagement du magasin…)

SAVOIR FAIRE REQUIS
Connaissances particulières
- Logiciels utilisés en rétrocession au SAD
- Fonctionnement des organismes sociaux
- Notions sur les produits dispensés et les pathologies concernées
- Circuit du médicament à l’hôpital

Qualités professionnelles
- Dynamisme, rigueur, sérieux, disponibilité, adaptabilité, sens des responsabilités, discrétion, autonomie, vigilance, curiosité
- Polyvalence dans les activités, esprit d’initiative, capacité à résoudre les problèmes, sens de la communication, compétences relationnelles
- Ponctualité, esprit d’équipe

Remboursement partiel des transports en commun / AGOSPAP / HOPTISOINS