Assistant de Direction F/H

Liaison hiérarchique:
- Direction de site

Liaisons fonctionnelles:
- Direction générale du GHU

- Directions fonctionnelles du GHU

- Service de sécurité anti-malveillance

Missions générales:

- Assurer le secrétariat du Directeur de site

- Participer à l’organisation du secrétariat de l’adjoint au directeur de site, du directeur du Projet HUSOGPN et de la Direction des Affaires médicales en cas d’absence de leur assistante (congés, maladies, formation…)

Missions Permanentes:

- Accueil physique des personnes (personnel, patients, visiteurs, sociétés…) et orientation

- Gestion des appels téléphoniques, orientation des interlocuteurs, filtrage (pour l’ensemble du secrétariat),

- Gestion d’agenda, organisation et planification de réunions de travail (appel des différents interlocuteurs/ envoi de mail/ réservation de salle).

- Préparation des salles de réunion pour les réunions (allumage du vidéo projecteur/ mise en place des supports de présentation sur clef USB).

- Réservations et /ou annulation de l’amphi Chiray ou de la salle de conférences pour les services

- Communication essentiellement par messagerie électronique (avis de réunion, envoi de document, approbation des diffusions générales)

- Saisie dans Intranet Gestbons (ex: fuite d’eau, réparation, etc…)

- Ouverture, tri et enregistrement du courrier reçu (ouverture de parapheur, copie, dispatching) .

- Préparation des dossiers pour les réunions de travail.

- Mise en forme de supports de présentation pour les réunions

- Classement, organisation et gestion du classement.

- Suivi de dossiers.

- Mise en place du planning des Administrateurs de gardes des Directeurs (ADG2) et consolidation et diffusion mensuelle du planning des gardes ADG1 / ADG2 pour Bichat / Beaujon / Bretonneau

- Demande d’autorisation auprès du chef de sécurité anti malveillance pour l’accès au parking des personnes invalides ou ayant RDV avec le Directeur /réception des demandes de macarons/réception fiche de demande de clef salto

- Gestion des fournitures pour la Direction et la Direction du Projet HUSOGPN

- Réception des commandes de matériels, de denrées alimentaires et rangement pour la Direction

- Commande ponctuelle de plateaux repas ou traiteur pour les réunions

- Réalisation du programme d’intégration des élèves directeurs

- Réservation de billets d’avion et/ou hôtels auprès du prestataire

- Enregistrement des visiteurs médicaux dans un tableau partagé

- Diffusion des ODJ et CR des réunions

Particularités:

- Espace de travail partagé avec l’assistante de la Direction des Affaires médicales et de l’attachée aux RH et affaires générales

Formations et/ou Qualifications : Toutes tâches de secrétariat.

Connaissances particulières : Word, Excel, Power Point, Intranet, Outlook

Expérience professionnelle : expérience de secrétariat de direction appréciée

Qualités professionnelles : Disponibilité, sens des responsabilités, autonomie, qualités relationnelles, discrétion.