Apprenti(e) Assistant de direction F/H

L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire CHU, qui s’organise en 6 GHU et 38 hôpitaux, traitant 8 millions de patients annuellement dans divers domaines médicaux. En tant que premier employeur d’Île-de-France, elle compte près de 100 000 professionnels. Elle assure un service de santé public 24/24.

La Direction des Services Numériques (DSN) de l’AP-HP fournit des services numériques aux patients et aux professionnels, dont le dossier patient, des systèmes pour la biologie et l’imagerie, un espace patient, des progiciels de gestion et une offre bureautique sur plus de 70 000 postes. Elle gère ses infrastructures dans deux datacenters avec son propre réseau. Elle fournit également des services pour la réutilisation secondaire des données de santé, au service du pilotage, de la recherche et de l’innovation, au travers de son entrepôt de données de santé. Son support informatique centralisé collabore avec les directions des systèmes d’information des 6 GHU. Plus de 500 professionnels contribuent à la transformation numérique.

Le Secrétariat général de la DSN coordonne les fonctions support (budget, RH, juridique, communication) et gère les RH avec la DRS. La DSN, composée de 550 agents (80 % contractuels, 30 % de femmes), réalise environ 75 recrutements par an. Les missions de l’équipe RH incluent le recrutement, la gestion des compétences, le suivi des effectifs et de la masse salariale, ainsi que la qualité de vie au travail et l’accompagnement des managers.

MISSION GENERALE : Assurer le secrétariat de la Direction des Services numériques (Pôle Direction),

MISSIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES (liste non exhaustive)

Gestion de l’agenda du directeur SN, son adjoint, de la Secrétaire générale et des autres cadres de la Direction :
- Organisation de réunions internes (CoDir Restreints, CoDir GHU et directeurs du Pôle) et externes (CIGREF, ARS, etc.),
- Organisation des revues budgétaires des GHU, Hôpitaux hors GHU, Pôles d’Intérêt Commun et directions métiers,
Gestion des accueils :
- Accueil téléphonique, filtrage des appels internes et externes,
- Accueil physique et prise en charge des rendez-vous contribuant ainsi à la sécurisation des lieux,
- Gestion des demandes occasionnelles de parking sur Picpus.

Gestion documentaire / gouvernance :
- Gestion du courrier (Parapheur numérique & Post office, diffusions, classement),
- Rédaction, mise en forme (Word, PowerPoint, Excel),
- Assistance pour les usages de Teams (application collaborative),
- Suivi de la gouvernance DSN, organigrammes,

Organisation d’évènements :
- Gestion des déplacements (voyage, salons professionnels), ordres de missions,
- Organisation des séminaires internes (Trimestriel, annuel & Webinaire) et des événements portés par la DSN,
- Gestion des congés des équipes du Pôle Direction sur Gestime (vérification, correction).

Diplôme : BTS SAM (Support à l'Action Managériale)
Niveau d'étude : BAC + 2
Niveau d'expérience :
Compétences : Bonne capacité rédactionnelle, maîtrise des techniques en bureautiques
Prérequis : BAC/BTS
Savoir-faire et savoir être :
- Forte capacité d'organisation (rigueur, méthode, définir les priorités),
- Capacité d'adaptation, aptitude à travailler en équipe,
- Esprit d'initiative, dynamisme, Esprit de synthèse,
- Maîtrise émotionnelle, écoute, diplomatie, disponibilité, discrétion.

Possibilité de télétravail si le poste le permet ;
Remboursement partiel des transports en commun (75%) et/ou forfait mobilité ;
Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux ;
Un centre formation et de développement des compétences interne pour les formations management, les renforcement Métiers… ;
Une offre de sorties culturelles, des réductions et des bons plans (HOPTISOINS).