Assistant Médico-Administratif - Service des maladies infectieuses et tropicales F/H

Le service d’hospitalisation conventionnelle de 18 lits reçoit des patients atteints de pathologies infectieuses (VIH, SIDA, IST, VHC, VHB, Grippe, SARS-CoV 2, pyélonéphrite, ostéite, endocardite, septicémie, zona, érysipèle, tuberculose, paludisme etc.) et des patients immunodéprimés (complications infectieuses au décours de pathologies cancéreuses (aplasie fébrile, GvH, …).

3 programmes D’Éducation Thérapeutique du Patient enregistrés à l’ARS

1 protocole de coopération entre professionnels de santé appliqué (Consultation IDE de vaccination)

1 protocole de coopération entre professionnels de santé en cours de rédaction (consultation IDE pour les patients sous PrEP)

Présentation du personnel:

Une équipe paramédicale et administrative composée de:

Un cadre de santé

Une équipe d’IDE et d’AS de jour et d’une équipe d’IDE et AS de nuit

Une secrétaire hospitalière

Deux assistantes Médico-Administrative

Une équipe médicale constituée de 3 PU-PH, de Praticiens Hospitaliers, d’un chef de clinique, d’un assistant spécialisé, d’Internes et d’Externes

Une équipe de recherche clinique composée d’IDE en recherche clinique, d’Assistant en Recherche Clinique et de Techniciens en Étude Clinique

MISSIONS PRINCIPALES:

Assurer le secrétariat médical en hospitalisation et la recherche clinique du service des maladies infectieuses en binôme avec une autre secrétaire médicale.

MISSIONS PERMANENTES :

Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda de consultations, convocations, etc.)

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient (Compte rendus d’hospitalisations …)

Accueillir et renseigner les étudiants (internes, externes…)

Gestion des plannings des étudiants, internes et médecins séniors

Collaborer à l’ensemble des missions confiées au secrétariat dans un esprit d’entraide et du collectif AMA/secrétaire hospitalière/archiviste

Lien avec l’attaché de recherche clinique pour la gestion des rendez-vous des patients et de leurs prélèvements biologiques, des comptes rendus de réunion, récupération et mise à jour des curriculums vitae….

Pour la recherche clinique:

Gestion des rendez-vous: prélèvements, consultations…

Planification des activités

Collecte des CV des médecins

Mise à jour des certificats de bonnes pratiques au démarrage de chaque étude

Rédaction des comptes rendus de réunions de recherche clinique

Lien régulier avec l’équipe de recherche

MISSIONS LIEES AUX REFERENTS MEDICAUX :

Assurer l’enregistrement et la mise à jour des présences médicales

Tenue de l’agenda des référents médicaux

Relecture des CRH et envoi aux correspondants

Relecture ou frappe du compte rendu de visite hebdomadaire

Prise de rendez-vous de consultation, traitement du courrier et envoi des comptes rendus, gestion des demandes d’examen, accueil des patients.

Organisation du staff hebdomadaire

MISSIONS LIEES AUX PATIENTS :

Accueil téléphonique et physique des patients, prise de rendez-vous de consultation, renseignements,

Gestion du courrier: ouverture et traitement du courrier (diffusion et archivage)

Gestion des fax (diffusion aux différents destinataires)

Traitements des courriers de consultation de l’équipe médicale, photocopie et envoi du compte rendu aux destinataires,

Tenue à jour du dossier patient,

Indexation de tous les documents médicaux extérieurs concernant les patients

Numérisation des images médicales sur le PACS

Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement diffusion, archivage)

Gestion des plaintes et litiges, des demandes de dossiers médicaux conformément à la loi de transmission des dossiers médicaux

Rigueur professionnelle et esprit d'initiative
Capacité d'adaptation et d'anticipation
Conscience professionnelle et discrétion
Esprit d'équipe et de collaboration
Capacités relationnelles, aptitude à l'écoute et à la communication orale et écrite
Ponctualité, assiduité et disponibilité
Savoir rendre compte à sa hiérarchie

SAVOIR FAIRE REQUIS
Capacité d'organisation et d'autonomie
Respect de la confidentialité
Maîtrise de l'informatique : maitrise des logiciels bureautiques (Word, Outlook, Internet, Excel, Power-Point etc.) et des applications institutionnelles (Orbis, Care Stream, Vocalteam, Intranet du groupe hospitalier, CHRONOS, ect...)
Maitrise parfaite du vocabulaire médical et de l'orthographe
Prise de notes rapide et rapidité de frappe
Savoir transmettre avec précision les informations utiles
Esprit d'équipe et d'entraide attendu

PRE-REQUIS
BAC Sciences Médico-Sociales (F8-SMS)
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
Concours de Secrétaire Médicale
Concours Assistant médico-administratif

- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

AVANTAGES SOCIAUX

- Remboursement partiel des transports en commun 75% navigo ou forfait mobilité
- Possibilité de parking
- Possibilité de place en crèche
- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)