Secrétaire Médicale - Assistant Médico-Administratif - Hématologie Immunologie F/H

Le DMU (Département Médico Universitaire) Hématologie Immunologie (DEPHI) a la particularité de prendre en charge des patients de la naissance à la personne âgée sur 3 établissements : l’Hôpital Saint-Louis, l’Hôpital Robert Debré et l’Hôpital Avicenne.
Le service d’Hémato-Immunologie de l’Hôpital Robert Debré est le 1er service de France en termes de prise en charge des leucémies de l’enfant ainsi que des greffes de cellules souches hématopoïétiques et de thérapie génique et cellulaire. Il comprend deux centres de référence des maladies rares hématologiques. Il est un acteur majeur de développement de traitements innovants (thérapies ciblées, CART Cells, thérapie génique). 36 lits sur 2 unités.
L’Unité de Médecine Transfusionnelle Curative (UMTC) est directement rattachée au service d’Hématologie et Immunologie. Les patients y sont accueillis pour des séances de traitement : échanges érythrocytaires, photophorèse extra-corporelle, aphérèses lymphocytaires et myéloïdes. (5 à 6 séances/jour).
Le Centre de la Drépanocytose – site de référence labellisé sur les maladies constitutionnelles du GR et de l’érythropoïèse (MCGRE) – Plateforme d’ETP et de coordination.

Missions Générales

Exerce les missions de secrétariat afférentes à toute l’activité médicale du service
Assure la gestion administrative des dossiers médicaux
Assure l’accueil, l’orientation des médecins en intra et extra hospitaliers, l’accueil et l’orientation des patients et de leur famille

Missions Permanentes

Accueil téléphonique
Gestion et programmation des rendez-vous de tous les consultants (consultations, hôpitaux de jour …)
Préparation des consultations / création de dossiers
Gestion des avis demandés de l’étranger et des premières consultations
Gestion des dossiers de transferts (interaction avec le service des archives)
Classement, archivage, sorties de dossiers pour études cliniques
Saisie de tous les comptes rendus médicaux – mise à jour des dossiers
Gestion des mails
Gestion des agendas des médecins en référence / gestion de plannings
Gestion des courriers entrants et sortants
Collaboration avec l’équipe de secrétaires hospitalières du service

Missions Ponctuelles

Suppléer à l’absence de la secrétaire en charge de l’activité de coordination de greffe
Suppléer à l’absence de l’assistante du chef du service sur des missions ponctuelles
Formation et intégration des professionnels nouvellement recrutés
Organisation de réunions, déplacements professionnels médecins
Organisation de séjours avec des associations

Horaires de travail
35H par semaine selon l’OTT
L’AMA travaille sur la base de 35h par semaine selon l’OTT sur une amplitude horaire de 7h30, du lundi au vendredi avec une organisation en équipe de secrétaires médicales permettant une présence de 8h45 à 16h30 avec la possibilité d’une journée de télétravail par semaine.
Les RT sont inclus dans le cycle de travail à un rythme de 1 RT toutes les 3 ou 4 semaines.

Formations et/ou Qualifications
Baccalauréat
Formation de secrétaire médicale ou d'assistante médico-administrative / concours de secrétaire médicale
Expérience professionnelle souhaitable en pédiatrie

Expérience antérieure en secrétariat
Connaissances solides des outils informatiques (Word, Power Point, Excel, Agenda …)
Connaissance du vocabulaire médical
Bonne maitrise de la saisie et de la mise en forme des comptes-rendus