Secrétaire - Service Santé au Travail F/H

Santé au travail

L’équipe pluridisciplinaire de santé au travail est composée de 4 secteurs d’activités:

• Le Service de Santé au Travail chargé de la prévention et du suivi de la santé des agents
• Le PRESST (secteur de prévention des risques professionnels) chargé d’élaborer, de mettre en œuvre et de suivre une politique d’hygiène et sécurité commune aux trois sites
• Le secteur Handicap chargé de l’insertion et du maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés
• Le service social du personnel chargé de l’accompagnement social du personnel

MISSIONS PRINCIPALES ET PERMANENTES

• Prendre en charge le secrétariat médico-administratif, l’accueil et la planification de l’activité des médecins du travail en collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire du service santé au travail
• Accueil physique et téléphonique du service. Recueil et transmissions des informations.
• Orientation des agents;
• Conseil auprès des agents lors des démarches administratives (fiche de liaison, ouverture de dossiers) …
• Prise des rendez-vous;

Travail de planification et de secrétariat:

• Création du dossier médical de l’agent sur CHIMED et mise à jour à chaque visite ou changement de situation de l’agent;
• Organisation et préparation des visites médicales: visites d’embauche, statutaires, à la demande de l’agent…
• Rédaction et envoi des convocations aux visites médicales à l’agent;
• Rédaction, saisie et mise en forme des courriers et autres documents administratifs;
• Mise en forme du bilan d’activité annuel du service santé au travail;
• Classement et archivage des dossiers et documents;
• Organisation et planification des consultations;
• Gestion des dossiers médicaux: transfert, prêt et fusion des dossiers médicaux;
• Assistance auprès du médecin au cours de la visite médicale;
• Tenue des agendas du médecin du travail (consultations, tiers temps, réunions);
• Information auprès des agents du déroulement de la visite médicale;
• Préparation du dossier médical et des documents nécessaires à la visite médicale;
• Transmission des fiches de liaison à la gestion du personnel;
• Transmission d’informations au conseil médical.
• En l’absence du médecin du travail et de façon coordonnée avec l’infirmier(e), orientation des agents selon les procédures en vigueur.

QUALITES ET COMPETENCES :
- Accueillir, orienter les agents. Qualités relationnelles d'écoute : Sens de l'accueil ;
- Communiquer, s'adapter aux interlocuteurs, dans le respect du secret professionnel : discrétion, confidentialité, disponibilité ;
- Désamorcer les situations conflictuelles
- Organiser et gérer les priorités
- Adapter, optimiser le planning de travail, de rendez-vous de visites
- Définir/adapter/utiliser un plan de classement et d'archivage
- Travailler en équipe
- Capacité de communication adaptée avec l'ensemble des acteurs hospitaliers : agents, médecins, représentants syndicaux…
- Sens de l'organisation, rigueur, méthode ;
- Esprit d'initiative, curiosité, respect des compétences de chacun.

CONNAISSANCES REQUISES :
- Communication et relations interpersonnelles
- Maitrise des logiciels de bureautique : WORD et EXCEL
- Maitrise du logiciel dédié CHIMED (formation assurée) ;
- Connaissances spécifiques à la santé du travail : Réglementation, risques professionnels, pathologies professionnelles, mesures de prévention collectives et individuelles (formation possible) ;
- Classement et archivage
- Connaissance de l'Institution et du fonctionnement interne du GH

DIPLOMES ET OUTILS :
Titre professionnel d'assistant médico-administratif souhaitable

- Accès au self

- Prise en charge du transport : remboursement du Pass Navigo à hauteur de 75 %.

- Accès à la plateforme d’offres et de service Hoptisoins.

- Ssalle de repos en libre accès…