Secrétaire médical(e) AMA/ADA en oncologie digestive F/H

Le service d’oncologie digestive est intégré au DMU hémato-cancérologie et spécialités médico-chirurgicales sur le site de l’HEGP et participe à l’Institut Carpem.

Composé de 16 lits d’hospitalisation complète dont 4 lits de soins palliatifs, il est situé au 5ème étage pôles C et D, assure la prise en charge des patients atteints de tumeurs du tube digestif ou des glandes annexes ettravaille en partenariat avec la plate-forme hôpital de jour située au RDC ; l’équipe médicale assure la prise en charge des patients relevant de la discipline.

il travaille en étroite collaboration avec les équipes transversales telles que la douleur, unité mobile d’accompagnement et de soins palliatifs, unité de psychologie et psychiatrie, les kinés, les diététiciens. Une Infirmière conseillère en image assure sa mission auprès des patients au sein du service

Composition de l’équipe
Médicale :
1 chef de service PUPH, PH, CCA, internes
Paramédicale :
1 Cadre Supérieur de Santé, 1 cadre de santé, ETP infirmiers, 20 aides-soignant(e)s, 4 secrétaires médicales
Le personnel paramédical est polyvalent sur le service d’HGE et oncologie digestive.

Liaisons hiérarchiques directes(N+1) : coordinatrice des secrétaires médicales
CSS
Cadre de santé de proximité
Chef de service
CP DMU

Liaisons fonctionnelles: équipe médicale, paramédicale et administrative
Unité de programmation, ensemble des services et des directions fonctionnelles du GH

Permanentes :

Assurer le secrétariat de plusieurs praticiens et/ou gestion des CRH d’une unité d’hospitalisation

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance
• Gestion des rendez-vous (convocation, préadmission)
• Gestion des demandes d'ordonnance, bons de transports, transmission d'informations aux médecins
• Gestion des consultations de suivi des médecins (préparation des dossiers)
• Scannage de documents
• Intégration des documents médicaux dans le dossier informatisé du patient
• Gestion des comptes rendus de consultation (saisie, mise en forme, correction, envois et classement)
• Frappe et mise en forme de documents
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas)
• Gestion du courrier postal, fax et mail
• Gestion des listes RCP du service
  

Ponctuelles:

• Participation à la rédaction de documents relatifs au domaine d’activité
• Accompagnement pédagogique (formation des stagiaires, accueil et intégration des nouvelles secrétaires)
• Répondre aux demandes des dossiers médicaux
• Toute activité relevant de sa qualification et demandé par le cadre
  

ORGANISATION DE TRAVAIL

• 9h-16h ou 9h-16h30 selon amplitude horaire 9h-17h
• Remplacement de ses collègues selon une organisation préétablie
• Quotité de travail: 100 %

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

Règlement intérieur de l’APHP

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.

Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Risques professionnels liés à l'activité : Troubles Musculo-Squelettiques

Mesures de prévention prises face à ces risques : formation TMS et Bureautique

QUALITES ET COMPETENCES

Qualités requises :
• Sens du travail en équipe, solidarité
• Ecoute active
• Disponibilité
• Empathie
• Courtoisie, sens des valeurs civiques

Compétences :
• Accueillir et orienter les personnes (patients /public)
• Renseigner dans la mesure de ses compétences et du secret professionnel
• Travailler en équipe / en réseau
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez vous
• Rédiger et mettre en forme des documents de diverses natures
• Utiliser les outils bureautiques, les différents logiciels métiers
• Hiérarchiser les activités selon l'urgence
• S‘exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes (verbalement de vive voix physiquement ou par téléphone)
• Définir /adapter et utiliser un plan de classement d'archivage, un système de gestion documentaire
• Identifier / analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions
• Evaluer les pratiques professionnelles dans son domaine de compétence
• Transmettre son savoir professionnel aux stagiaires

DIPLOMES ET OUTILS

Diplômes :
Baccalauréat de préférence spécialisé dans le domaine médical ou du secrétariat
Titre de secrétaire assistant médico-social
Expérience en milieu hospitalier souhaitée

Outils :
• Bureautique (*3)
• Vocabulaire médical (*2)
• Organisation/fonctionnement interne de l'établissement (*2)
• Droits des patients (*2)
• Technique d'accueil téléphonique (*2)
• Techniques de communication internet/intranet (*2)
• Droit hospitalier (*1)

* 1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies

• Possibilité de logement temporaire à loyer attractif (soumis à conditions)
• Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
• Places en crèche disponibles
• Self
• Possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…) (soumis à conditions)
• Remboursement à 75% du titre de transport
• Plateforme «Hoptisoins» : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Espace de détente dédié au personnel «Bulle»: activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilâtes, boxe…), salle de repos en libre accès
• Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU